Особенности заполнения счетов-фактур по товарам, подлежащим прослеживаемости

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности заполнения счетов-фактур по товарам, подлежащим прослеживаемости». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

2. Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

3. Приказ о применении УПД в организации

4. В каких случаях счёт-фактура не нужна

5. Какие документы «укладываются» в УПД.

6. Когда и как заполнить УПД со статусом «2»?

7. В каких случаях использовать счет-фактуру, а не УПД?

8. Типовой комплект документов при переходе на УПД

9. УПД с 1 июля 2021 года: изменение

10. Формирование первичных документов на бумажном носителе

11. Корректировочный счёт-фактура

12. Как заполнить УПД в сервисе КУБ?

Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вместо первичного учетного документа (ТОРГ-12, акта выполненных работ) и счета-фактуры можно оформить один универсальный передаточный документ – УПД.

Форму Универсального Передаточного Документа(УПД) – могут использовать любые организации и предприниматели. Включая тех, которые не платят НДС. Например – организации, перешедшие на спецрежимы или используют освобождение по статье 145 НК.

Так же могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов. При этом им не нужно заполнять:

1) графу 7 «Налоговая ставка»;

2) графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Форма представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

1) товарной накладной;

2) товарного раздела товарно-транспортной накладной;

3) накладной на отпуск материалов на сторону;

4) акта о приеме-передаче объекта основных средств;

5) акты выполненных работ по работам и услугам с НДС.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров, работ, услуг. Могут объединить в этом документе сведения, формах (№ ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т). И одновременно предъявить покупателю сумму НДС.

Перечень наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни, в которых можно использовать УПД. Есть в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Но этот перечень – не закрытый.

Может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Исключением выступают – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством. Разъяснения об этом есть в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

Приказ о применении УПД в организации

Что такое УПД в 2021 году? Эта означает “универсальный передаточный документ”.

Какой бланк применятся в 2021 году? Для чего? Как выглядит образец заполнения? Расскажем. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав можно заполнить универсальный передаточный акт.

УПД – это форма, которая объединяет в себе счет – фактуру и передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ.

Например, товарную накладную, акт и т.

д. В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД). Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства.

Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Однако это форма может быть изменена. Компания вправе дополнить ее новыми строками или столбцами, для того чтобы отразить более детализированную информацию.

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2019 г. № 03–07-09/6171);
планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

С 1 сентября 2022 года объёмно-сортовой учёт маркированных товаров должны вести производители, импортёры и розничные продавцы молочных продуктов. А с 1 ноября — все, кто участвует в обороте упакованной воды, в том числе кафе и рестораны.
Вести объёмно-сортовой учёт — значит передавать в систему маркировки данные о партии товара: только общий код GTIN и количество. Делать это нужно во время приёмки, а также при выбытии товаров по любой причине, кроме продажи. Продаж объёмно-сортовой учёт не касается.
Чтобы принять товары, достаточно подтвердить электронную накладную в системе ЭДО. Сканировать коды маркировки каждого товара не нужно.
Чтобы вывести из оборота товары, которые испортились, нужно оформить документ в «Честном знаке», указать в нём причину вывода, GTIN и количество товаров.
Вместе с объёмно-сортовым учётом или вместо него можно вести поэкземплярный учёт.

Какие документы «укладываются» в УПД.

В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.

Какие документы заменяет УПД:

накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
счет-фактура.

Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.

УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).

«1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
«2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.

Когда и как заполнить УПД со статусом «2»?

Если нужен только первичный документ, заполните УПД со статусом «2». Делайте это с учетом общих требований к первичным документам (ст. 9 Закона о бухучете) и рекомендаций ФНС России (приложения 3, 4 к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

В УПД со статусом «2» вы можете указать только реквизиты, которые обязательны для первичного документа, либо внести все необходимые данные для продавца или покупателя. Если для полного и правильного отражения операций вам требуются дополнительные реквизиты, вы можете включить их в форму УПД (Приложение 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Образец заполнения УПД со статусом «2»

Как продавец заполняет УПД со статусом «2»?

Продавец в УПД со статусом «2» заполняет строки (1)‒(7) и [8]‒[14], а также графы А‒11 с учетом возможной перенумерации. Номера соответствующих строк, граф в вашем УПД могут отличаться от указанных. Заполнение некоторых строк и граф является обязательным, а некоторых ‒ на усмотрение продавца. Разобраться в правилах поможет таблица ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Правила заполнения УПД со статусом «2»

Наименование поля или строки	Комментарий по заполнению
Шапка УПД
Строка (1)	Укажите порядковый номер документа и дату его составления.
Строка (1а)	Заполняйте, только если вы исправляете УПД путем составления нового документа. Укажите порядковый номер исправления и дату, когда составляете исправленный экземпляр. В остальных случаях в строке (1а) можете поставить прочерк.
Строки (2), (2а), (2б)	Укажите соответственно свое наименование, адрес, ИНН и КПП.
Строки (3) и (4)	Заполняйте в УПД на отгрузку товаров: укажите наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Если грузоотправитель вы, в строке 3 можете указать «он же». В УПД на сдачу-приемку работ, услуг, передачу имущественных прав в строках (3) и (4) можете поставить прочерки.
Строка (5)	Не заполняйте или можете поставить прочерк.
Строка (6), (6а), (6б)	Укажите соответственно наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя.
Строка (7)	Укажите наименование и код валюты, в которой выражена денежная оценка ваших товаров, работ, услуг.
Если комитент (принципал) передает товар комиссионеру (агенту) для продажи, не заполняйте строки (2), (2а), (2б), (6), (6а), (6б), но в строке [8] укажите данные договора. Если реализуете товары, работы, услуги по госконтракту, для удобства можно указать его идентификатор. В действующей форме счета-фактуры для этого предусмотрена строка (8). Поэтому можете ее добавить в УПД.
Табличная часть УПД
Графа А	Укажите порядковый номер записи. Заполнять графу необязательно, информация приводится для удобства.
Графа Б	Проставьте артикул или любое обозначение для идентификации товаров, а для работ или услуг ‒ код по ОКВЭД 2. Эта информация поможет вам сопоставить данные УПД с условиями договора. Если для идентификации товара вам нужен код по ТН ВЭД ЕАЭС, можете дополнить УПД графой 1б, она предусмотрена действующей формой счета-фактуры.
Графа 1	Укажите наименование товаров, работ, услуг, которые вы реализуете.
Графа 2 и 2а	Проставьте код и условное обозначение единицы измерения.
Графа 3	Укажите количество или объем отгруженной продукции.
Графа 4	Проставьте цену, тариф за единицу продукции без НДС.
Графа 5	Укажите общую стоимость товаров, работ, услуг без НДС.
Графа 8	Укажите сумму НДС или поставьте прочерк, если НДС по операции вы не начисляете.
Графа 9	Укажите итоговую стоимость товаров, работ, услуг независимо от того, есть или нет НДС. Если налога нет, значения будут совпадать с графой 5.
Графы 6, 7, 10, 10а и 11	Не заполняйте или поставьте прочерки. Это реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Укажите количество листов в документе.
Заключительная часть УПД
Строка [8]	Перечислите основания для вашей операции: реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п.
Строка [9]	Заполняйте, если доставляете груз покупателю сами или привлекаете перевозчика. Можете указать здесь любую уточняющую информацию о перевозке, например реквизиты документов (транспортной накладной, путевого листа, поручения экспедитору), количество мест груза, базис поставки по Инкотермс для внешнеэкономических контрактов и т. п.
Строка [10]	Укажите должность лица, ответственного за отгрузку товаров, передачу результатов работ, услуг. Например, это может быть кладовщик, главный инженер, руководитель производственного подразделения, непосредственно выполнявший работы. Впишите его фамилию, инициалы, попросите расписаться. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить, но его должность, фамилию и инициалы указать нужно.
Строка [11]	Проставьте фактическую дату отгрузки товара, передачи работ, услуг. Эта дата, как правило, должна совпадать с датой, указанной в строке (1), поскольку первичный учетный документ вы составляете при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно ‒ сразу по его окончании.
Строка [12]	Предназначена для дополнительной информации об исполнении сделки. Заполнять ее необязательно. Но для удобства можете перечислить здесь приложения к УПД, если они есть, или указать любые иные нужные вам сведения.
Строка [13]	Укажите должность лица, ответственного за оформление операции, его фамилию с инициалами, подпись. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить. Укажите только его должность, фамилию и инициалы.
Строка [14]	Укажите свое наименование. Строку можно не заполнять, если на документе вы проставите печать, на которой имеется ваше полное наименование. Если от имени продавца документ составляет другое лицо, например посредник, то в строке [14] указывают его данные.
Печать	Можно не ставить. Это необязательный реквизит.

Как покупатель заполняет реквизиты УПД со статусом «2»?

Покупатель заполняет строки [15]‒[19] с учетом рекомендации о возможной перенумерации ‒ строки [17]‒[21]. Как заполнить строки, смотрите в таблице ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

В каких случаях использовать счет-фактуру, а не УПД?

Если передаточный документ вам не нужен, форму УПД не используйте. Применяйте обычную форму счета-фактуры. Например, не нужно использовать УПД, если вы выставляете счет-фактуру на аванс (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

Типовой комплект документов при переходе на УПД

Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:

Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:

нумерации УПД;
подписания УПД;
внесения исправлений в УПД;
хранения УПД;
исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.

Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.

Если стороны работают по старой схеме, то порядок их взаимодействия таков: Исполнитель отгружает товары или выполняет работы или услуги, после чего заказчик их принимает. Если претензий нет, подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документации, подтверждающей факт поставки, выставляются платежные регистры — счет и счет-фактура для целей налогообложения.

Можно работать и по упрощенному варианту. Универсальный передаточный акт объединяет в себе функционал нескольких первичных документов. Некоторые поставщики соединяют в бланке реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ.

Если заказчик не имеет претензий к отгруженным товарам, выполненным работам и услугам поставщика, то он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не дожидаясь выставления отдельного расчетного регистра.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка. Используйте эти инструкции бесплатно.

УПД с 1 июля 2021 года: изменение

С 1 июля 2021 года счет-фактура дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п». В этой строке надо указать сведения о документе об отгрузке товаров. Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо универсальный передаточный документ, но соответствующие изменения в форму УПД не внесены.

Дело в том, что форма УПД является рекомендуемой. В связи с этим ФНС России разъяснила, что если плательщик НДС использует УПД со статусом «1«, то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@).

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
0510451 – требование-накладная;
0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;
0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;
0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

0509211 – карточка учета капвложений;
0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Корректировочный счёт-фактура

Изменения в первичной форме счёта-фактуры повлекли за собой соответствующие изменения в форме корректировочного счёта-фактуры:

В графе 1 теперь указывают порядковые номера строк, а наименование товаров (работ, услуг) сместили в графу 1а. Нумерация соответствуют строкам с товарами, работами, услугами из первоначального (ошибочного) счёта-фактуры, который корректируют.
Показатели изменения стоимости и код вида товара теперь указывают в графах 1б и 1в.
Добавили графы 10-13 для прослеживаемых товаров. Они соответствуют графам счёт-фактуры, к которому оформляют корректировку.

Как заполнить УПД в сервисе КУБ?

Чтобы свести к минимуму риск ошибок при оформлении универсального передаточного документа по новой форме и упростить этот процесс, воспользуйтесь бесплатным многофункциональным сервисом КУБ. Автоматическое формирование УПД в нем займет всего несколько минут. Вам потребуется:

внести данные о контрагентах и сделке в соответствующие поля формы;

проверить правильность информации;

Ваш документ готов! Теперь вы можете сохранить его на жесткий диск своего компьютера или сразу отправить контрагенту по электронной почте.

Начните пользоваться сервисом КУБ и заполняйте универсальные передаточные документы по форме 2020 года в автоматическом режиме, систематизировано храните документы в личном кабинете и отправляйте контрагентам в один клик! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ ко всем функциям системы на 14 дней.