Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как применяется суммированный учёт рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Не все работодатели могут обеспечить еженедельное соблюдение 40-часовой нормы. Например, на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой – 45 часов при норме 40 часов в неделю. Чаще всего подобные трудности возникают при сменной работе, работе с чередованием рабочих и выходных дней по скользящему графику, гибком графике работы и при вахтовом методе. В таких ситуациях чаще всего и применяют суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он позволяет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период. И подсчитывать сверхурочную работу именно по итогу данного периода.
Когда применяется суммированный учет рабочего времени?
Особый вид учета рабочего времени — суммированный
В 2022 году под данным понятием принято понимать специализированный трудовой режим, базирующийся на установлении «скользящего» и сменного графиков. Главная причина, заставляющая предпринимателей составлять и вводить подобные нормативы, заключается в невозможности планирования функциональных недель, содержащих твердое количество трудочасов:
- 24 ч. — люди, не достигшие совершеннолетия;
- 35 — обладатели статуса инвалида;
- 36 — преподаватели и персонал особо опасных фабрик;
- 39 — для сотрудников медицинского сектора;
- 40 — классическая продолжительность.
Проще говоря, работодатель, задействующий график сменности при суммированным учетном периоде рабочего времени, по Трудовому кодексу обязан проводить расчеты, в рамках которых недоработка в одном месяце компенсируется переработкой в другом.
Причем суммарный результат всегда обязан сопутствовать шаблонам, представленным в ТК. Нарушение законодательства — это недопустимый факт, который, однако, многие предприниматели оспаривают. Результатом такого несогласия может стать комплекс проблем, исходящих от Государственной инспекции труда и прочих государственных надзорных учреждений. Отделения таких ведомств находятся на территории практически всех крупных городов Российской Федерации, и функционируют они, кстати, достаточно исправно.
Оплата сторожей и общие правила оклада при суммированном учете рабочего времени — это вопрос, рано или поздно возникающий в рамках любого крупного бизнеса. Именно поэтому организации, впервые столкнувшиеся с проблемой, связанной с исчислением графиков, могут опираться на опыт других фирм. В современных российских реалиях практически все крупные бренды задействуют методику проведения зарплатных транзакций, опирающуюся на некоторую периодичность. Специалист, отвечающий за отладку трудового режима, попросту вводит понятие о каком-либо промежутке, по прошествии которого мастер получит причитающиеся ему денежные средства. Это постановление закрепляется как в ТД, так и в локальных актах корпорации.
При суммированном учете рабочего времени сверхурочной считается работа, которая идет вне графика, превышает в учетном периоде норму, установленную производственным календарем. Сверхурочные часы возможно определить только по окончании учетного периода и только расчетным путем по формуле:
Сч = К ф.ч. – К н.р. – К н.ч, где
-
К ф.ч. – количество фактически отработанных часов;
-
К н.р. – количество часов, в которые работник не мог исполнять свои трудовые; обязанности, но за ним сохранялось место работы (отпуск, командировка, больничный);
-
К н.ч. – количество часов по норме.
Как оплачивается сверхурочная работа, в том числе при суммированном учёте рабочего времени?
Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном, а все последующие — не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 152 ТК РФ). Конкретные размеры оплаты могут устанавливаться:
— локальным нормативным актом;
— коллективным или трудовым договором.
Обратите внимание, что работа сверх нормы рабочего времени в выходные и нерабочие праздничные дни, оплаченная (компенсированная предоставлением другого дня отдыха) в соответствии со ст. 153 ТК РФ, при определении продолжительности сверхурочной работы для оплаты в порядке, установленном ч. 1 ст. 152 ТК РФ, не учитывается. Это предусмотрено ч. 3 ст. 152 ТК РФ.
Ранее мы рассказывали об оплате сверхурочной работы в ночное время.
Правовые основы суммированного учёта
Закон о труде (ст. 104) предусматривает для организации-работодателя возможность использования на предприятии систему суммированного учёта рабочего времени. Делается это в исключительных ситуациях. Обуславливается производственной необходимостью.
Изменение режима рабочего времени – это существенное изменение условий трудового договора. Работник вправе не соглашаться продолжать свою деятельность в фирме на новых условиях. В этом случае работодатель обязан подобрать сотруднику другую должность на предприятии, на которую действие приказа не распространяется. Новая вакансия должна отвечать личностным характеристикам работника: его опыту работы, уровню квалификации и, что самое главное, состоянию здоровья. В случае, если на предприятии не нашлось подходящей должности, работника придётся уволить. С согласившимися на новые условия труда потребуется заключить доп. соглашения к уже действующему трудовому договору.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Начать составлять распоряжение следует с шапки. В ней отмечаем наименование юридического лица и его организационно-правовую форму. Указывать другие реквизиты организации необязательно.
Ниже по документу пишется название распоряжения (приказ о суммированном учёте рабочего времени). В этой же строке ему присваивается номер для внутреннего документооборота на предприятии.
Под названием отмечается дата составления документа и населённый пункт, в котором территориально располагается офис фирмы.
Далее следует основная часть приказа. Начинаем её с мотивировки. Необходимо сделать ссылку на норму законодательства, позволяющую использовать суммированный учёт, и объяснить причину принятия решения. Она будет уникальной для каждой компании.
Затем пишется слово «приказываю» и по пунктам утверждаются следующие положения:
- определяем, на кого будет распространяться режим учёта. Это может быть всё предприятие, отдельное структурное подразделение, сотрудники на конкретной должности или работник индивидуально;
- с какого числа начинает действовать новый регламент;
- устанавливаем учётный период (не более одного календарного года);
- утверждаем внесение изменение в правила внутреннего трудового распорядка;
- поручаем кому-то из подчинённых уведомить работников о новых правилах;
- отдаём распоряжение начальнику кадровой службы провести документальное оформление изменений в трудовые договоры с работниками;
- назначаем ответственного за исполнение настоящего распоряжения. Контроль может взять на себя руководитель фирмы лично.
Режим рабочего времени — что это такое?
Большинство работодателей совершают ошибку, когда путают два понятия — «суммированный учет» и «режим рабочего времени». Суммированный учет — это не режим рабочего времени, а способ ведения учета рабочего времени, способ выполнения требования, содержащегося в ст. 91 ТК РФ о том, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Понятие режима рабочего времени определяется в ст. 100 ТК РФ, где особенно следует обратить внимание на норму, которая звучит в императивном порядке: «режим рабочего времени должен предусматривать…». Далее перечисляется всё то, что должно быть прописано у работодателя в правилах внутреннего трудового распорядка или, если режим рабочего времени для работника отличается от установленных правил (например, это совместитель или работник, с которым договорились о неполном рабочем времени), в трудовом договоре:
- продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
- работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
- продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
- время начала и окончания работы;
- время перерывов в работе;
- число смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором.
Основные правила суммированного учета
Нестандартный режим рабочего времени, гибкий режим рабочего времени, скользящее предоставление выходных дней, сменный режим предполагают ведение суммированного учета рабочего времени.
Основной документ, на который необходимо в данном случае опираться, — ст. 104 ТК РФ. Она дает ответ на вопрос, в каких случаях допускается введение суммированного учета: когда не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность.
Смысл суммированного учета рабочего времени заключается в выборе некого учетного периода, чтобы по его итогам продолжительность рабочего времени не превышала нормального количества рабочих часов.
Для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, Трудовой кодекс устанавливает учетный период три месяца, однако есть оговорка: у работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в силу особенностей технологического процесса или по сезонным причинам можно увеличить такой учетный период на период больше трех месяцев, но при наличии отраслевого соглашения и коллективного договора и не более чем до одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Попробовать
Ведение кадрового учета без проблем
Какая продолжительность рабочего времени будет у сотрудника, работающего по графику «сутки через трое»? В данном случае нужно исходить из общепринятой нормы: нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю. Работодатель устанавливает некий учетный период, внутри которого эти часы распределяются как угодно, главное — по итогам учетного периода выйти на норму по часам.
При этом, если работодатель берет не общепринятую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, а, например, 39-часовую рабочую неделю, то ему придется создавать свой производственный календарь.
Шаг 1. Внести изменения (дополнения) в правила внутреннего трудового распорядка
В силу ч. 4 ст. 104 ТК РФ работодателю необходимо внести изменения (дополнения) в правила внутреннего трудового распорядка касательно суммированного учета рабочего времени. Они могут быть внесены путем утверждения новой редакции ПВТР или внесения изменений (дополнений) в конкретные пункты ПВТР приказом по организации. Образец приказа приведен в примере 1.
Пример 1. Приказ о внесении в ПВТР дополнений.
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Дефис" ¦
¦ (ООО "Дефис") ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 11.08.2016 N 75 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ О внесении дополнений ¦
¦ в Правила внутреннего трудового распорядка ¦
¦ ¦
¦ В связи с возможностью перехода на новый режим обслуживания ¦
¦ покупателей магазинов ООО "Дефис" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ Дополнить Правила внутреннего трудового распорядка разделом, ¦
¦ устанавливающим режим работы по графику и суммированный учет рабочего ¦
¦ времени: ¦
¦ "5. Работа по графику с суммированным учетом рабочего времени. ¦
¦ 5.1. Для отдельных категорий работников (приложение 3 к Правилам ¦
¦ внутреннего трудового распорядка) продолжительность рабочего дня ¦
¦ определяется в соответствии с графиком работ, утверждаемым ¦
¦ работодателем. ¦
¦ 5.2. Дата и время выхода каждого работника на работу, ¦
¦ продолжительность работы, время окончания работы, выходные дни ¦
¦ устанавливаются графиком работы. ¦
¦ 5.3. График работы объявляется работникам под личную подпись не ¦
¦ позднее чем за два месяца до введения его в действие. ¦
¦ 5.4. Продолжительность рабочего дня при работе по графику составляет ¦
¦ 12 часов. Перерыв для отдыха и питания (30 минут) предоставляется каждые ¦
¦ 4 часа работы. ¦
¦ 5.5. Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может ¦
¦ быть менее 42 часов. ¦
¦ 5.6. Все работники обязаны приходить на работу в то время, которое ¦
¦ определено графиком. Все отклонения от графика работы в обязательном ¦
¦ порядке согласовываются работником с непосредственным руководителем. ¦
¦ 5.7. Для работников, занимающих должности в соответствии с ¦
¦ приложением 3 к Правилам внутреннего трудового распорядка, применяется ¦
¦ суммированный учет рабочего времени. ¦
¦ 5.8. Учетный период при суммированном учете рабочего времени ¦
¦ составляет три месяца. ¦
¦ 5.9. Нормальное число рабочих часов за учетный период исчисляется по ¦
¦ расчетному графику исходя из 40-часовой рабочей недели. ¦
¦ 5.10. При подсчете нормы рабочего времени для конкретного работника ¦
¦ за учетный период часы, приходящиеся на периоды, когда работник не ¦
¦ работал, но за ним сохранялось место работы (временная ¦
¦ нетрудоспособность, все виды отпусков и т.п.), подлежат исключению. ¦
¦ 5.11. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ¦
¦ ежедневно и нарастающим итогом суммарно за учетный период. Общая ¦
¦ продолжительность фактической работы конкретного работника в целом за ¦
¦ учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. ¦
¦ 5.12. Оплата труда производится ежемесячно по фактически ¦
¦ отработанному в расчетном месяце времени. ¦
¦ 5.13. Сверхурочная работа, как правило, не допускается. Применение ¦
¦ сверхурочной работы может производиться в пределах и на условиях, ¦
¦ предусмотренных действующим законодательством. ¦
¦ 5.14. По истечении и по итогам учетного периода на основании табелей ¦
¦ и приказов по организации оплачиваются рабочие часы, отработанные сверх ¦
¦ нормы рабочего времени за учетный период в соответствии с действующим ¦
¦ законодательством. ¦
¦ 5.15. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени ¦
¦ оплачивается в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в ¦
¦ среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном - за ¦
¦ остальные часы сверхурочной работы. ¦
¦ 5.16. Руководители подразделений обязаны обеспечить точный учет ¦
¦ сверхурочных работ, выполняемых работниками сверх определенных ¦
¦ графиками, и не допускать сверхурочные работы свыше установленных ¦
¦ Трудовым кодексом РФ". ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Смехов А.В. Смехов ¦
L---------------------------------------------------------------------------
Обращаем внимание, что в ПВТР обязательно должен быть отражен учетный период. Иначе у работодателя могут возникнуть сложности.
Судебная практика. В споре по оплате сверхурочных работ при суммированном учете рабочего времени работодатель не смог доказать, что работник предъявил требования за пределом срока давности. При суммированном учете о нарушении своих прав по оплате сверхурочных работники могли узнать только по истечении учетного периода, потому с этого момента подлежит исчислению срок, установленный ст. 392 ТК РФ. А работодатель не указал в документах сведений о продолжительности учетного периода. Ссылка компании на ведение ежемесячного учета рабочего времени сама по себе не подтверждает, что там был установлен учетный период — месяц (Апелляционное определение Липецкого областного суда от 04.04.2016 по делу N 33-1006/2016).
Шаг 6. Ознакомить с графиком работников
Согласно ст. 103 ТК РФ графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.
Примечание. Подробнее о сроках ознакомления читайте в статье «Топ-6 ошибок при установлении сменного режима рабочего времени и работы по графику» на с. 11 журнала N 11, 2015.
Мнение. Станислав Раузский, юрист, специалист по трудовому праву консалтинговой компании «Советникъ»
Существует три точки зрения относительно периода, за который надо ознакомить сотрудников с графиком работ. Первая позиция — применить ст. 103 ТК РФ о графике сменности к графику работы с чередованием рабочих и выходных дней и уведомить работников как минимум за месяц до введения в действие графика работы (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 30.09.2014 по делу N 33-12674/2014). Вторая — применить положения ст. 74 ТК РФ, где указано, что этот срок не может быть менее двух месяцев. Дело в том, что ст. 103 ТК РФ — это специальная норма, в которой нет указания применять ее для других графиков, поэтому в случае с графиком работы ее использовать нельзя (Определение Калужского областного суда от 14.03.2013 по делу N 33-421/2013). Третья — поскольку ТК РФ не содержит норм, определяющих срок, за который надо ознакомить с графиками работы, то ознакомить работника можно в любое время, в том числе и за меньший срок, чем предусмотрено в ст. ст. 74, 103 ТК РФ, главное прописать этот порядок в локальном нормативном акте, например ПВТР. Однако последняя позиция работодателей в суде не находит своего подтверждения, да и проверяющие на это вряд ли посмотрят одобрительно.
Чтобы снизить риск судебных споров с работниками, рекомендуем применить в указанной ситуации ст. 74 ТК РФ, согласно которой о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан сообщить работнику в письменной форме не позднее чем за два месяца. Хотя повторимся, что на практике есть немало судебных решений, которые говорят о том, что достаточно и месячного срока для ознакомления (см. также Апелляционное определение Свердловского областного суда от 03.12.2015 по делу N 33-17415/2015).
Ознакомление работников с графиками работ и с изменениями в них можно организовать следующим образом: (1) сотрудники расписываются непосредственно на графике, (2) на специальных листах ознакомления и (3) в специальных журналах.
При ознакомлении с графиком работников, находящихся в других местностях, можно направлять им скан-копии графика работы и листа ознакомления по электронной почте и запрашивать, чтобы в ответ они прислали скан-копию документа с подписями. Можно направить лист ознакомления и по обычной почте, чтобы сотрудник его подписал и прислал обратно.
Правило 5. График работ должен быть обязательно
Работники должны знать свой график работы, поэтому наличие такого документа как график работ обязательно.
Если суммированный учет устанавливается работникам со сменным графиком (то есть предполагается выполнение работы несколькими работниками), то в обязательном порядке должен быть составлен график сменности.
График работ и график сменности — разные понятия.
- Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ст. 103 ТК РФ). При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.
- Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору. Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. То есть если в организации составляется график сменности на июль 2021 года, то не позднее 31 июля 2021 года работников необходимо с этим графиком ознакомить.
А вот порядок ознакомления с графиком работ законодательно не установлен, поэтому правилами внутреннего трудового распорядка следует этот порядок установить.
При составлении графика сменности следует помнить, что работа в течение двух смен подряд запрещается.
Оплата труда при суммированном учете
При суммированном учете организация оплачивает работу так, как считает для себя целесообразным. Можно установить часовые тарифные ставки или ввести должностные оклады. Размеры выплат прописываются в коллективном договоре или Положении об оплате труда. Оклад прикрепляется к той норме времени, которую сотрудник должен отработать в учетный период. В таком случае переработки будут означать рост зарплаты.
Когда человек отработал по графику за месяц все свои дни, он получает свой оклад и недоработки не возникает. По окончании учетного периода смотрите только переработку — ее оплачивайте в повышенном размере.
Фиксированная тарифная ставка очень удобна при суммированном учете. Начисление зарплаты в таком случае делается по простой формуле: Отработанные часы × Тарифная ставка.
Пример применения фиксированной ставки
В компании введен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц. Сотрудник работает по часовой тарифной ставке 200 рублей. Он работает на сменном графике по 14 часов 2 дня через 2. За месяц он отработал 14 рабочих смен, итого 196 часов. Заработная плата за месяц составит 196 × 200 = 39 200 рублей.
Важные моменты при составлении приказа
На текущий момент нет стандартного, единого для всех образца данного приказа, так что работодатели могут писать его так, как они его себе представляют. Также может быть использован шаблон, утвержденный внутри фирмы.
Документ должен содержать ряд определенных данных:
- дата, номер, место создания;
- полное наименование предприятия;
- сама суть распоряжения, т.е. информация о периоде суммированного учета;
- перечислить кого именно будет касаться эта мера;
- указать основание для его написания и обоснование (причину составления);
- назначить ответственных за исполнение приказа работников (указать их должности и ФИО).
В тех случаях, когда к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их тоже нужно отметить. При необходимости в бланк можно включить и иные сведения.
Главные нюансы оформления
Оформление документа, равно как и его информативная часть, полностью отдается на усмотрение директора предприятия. Допустимо написание приказа как на простом чистом листе А4 или А5 формата, так и на фирменном бланке организации, в печатном виде или от руки (шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, но ни в коем случае не карандашом).
Следить нужно только за тем, чтобы приказ был завизирован подлинной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного на удостоверение таких бумаг (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанный каким-либо способом, недопустимо). Кроме этого, с приказом должны быть ознакомлены работники, ответственные за его исполнение и те, в отношении кого он написан – их подписи свидетельствуют о том, что они ознакомлены с распоряжением.
Строгой необходимости проштамповывать бланк приказа печатью на сегодняшний день нет: штемпельные изделия могут использоваться только тогда, когда данное правило прописано в локальных нормативно-правовых актах организации. В общем порядке, относимом, в том числе и к юридическим лицам, печати и штампы к применению уже необязательны.
Приказ обычно пишется в одном оригинальном экземпляре, но при определенной надобности могут быть сделаны и его дополнительные копии (например, для кадровика и бухгалтера).
Положение о суммированном учете рабочего времени: скачать образец 2019, нужно ли разрабатывать и как это сделать?
- Применение поденного или понедельного расчета времени, на протяжении которого трудящийся выполнял свои производственные функции, для определенного ряда профессий не предоставляется возможным.
- В связи с этим, законодатель предоставил работодателям, независимо от форм собственности юридического лица, возможность осуществлять учет трудовых часов с использованием суммированного метода, закрепленного статьей 104 Трудового кодекса России.
- Применение суммарного учета имеет свои особенности и должно быть закреплено на уровне локальных актов предприятия (организации).
- Суммированный учет рабочего времени имеет ряд особенностей, отличающих его от стандартного 40 часового, недельного рабочего режима: