Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как учесть марки в бюджетном учреждении 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала необходимо разработать специальную форму для учета марок и маркированных конвертов. На данной форме следует указывать следующие данные: наименование марки, количество, цену за штуку и общую стоимость.
Применение правил учета в бюджетном учреждении
Правила учета марок и маркированных конвертов в бюджетном учреждении включают следующие основные моменты:
| 1. Регистрация | Каждая марка и маркированный конверт должны быть зарегистрированы в специальном учетном журнале. Регистрация включает в себя указание даты получения, наименования поставщика, количества и стоимости приобретенных марок и маркированных конвертов. |
| 2. Инвентаризация | Регулярно проводится инвентаризация марок и маркированных конвертов для проверки их наличия и соответствия зарегистрированным данным. При проведении инвентаризации составляется акт, в котором отражаются фактические остатки марок и маркированных конвертов. |
| 3. Хранение | Марки и маркированные конверты должны быть хранены в специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность и защиту от постороннего доступа. Хранение должно осуществляться с учетом требований пожарной безопасности. |
| 4. Использование | Использование марок и маркированных конвертов должно осуществляться только в рамках бюджетного учреждения и согласно его установленной процедуре. При использовании марок и маркированных конвертов должны быть заполнены специальные журналы, отражающие дату использования и цель использования. |
| 5. Списание и списание счетов | При списании марок и маркированных конвертов должны быть учтены соответствующие финансовые операции согласно установленным правилам бюджетного учета. При списании сумма стоимости марок и маркированных конвертов должна быть списана соответствующим образом с бюджетного счета. |
Соблюдение правил учета марок и маркированных конвертов позволяет создать прозрачную и надежную систему расходования финансовых ресурсов в бюджетном учреждении. Ответственное выполнение этих правил способствует экономии средств и предотвращает возможные злоупотребления или несанкционированное использование марок и маркированных конвертов.
Использование франкировальных машин для пересылки писем
Обработать большие объемы почтовой корреспонденции традиционным способом с помощью наклейки почтовых марок практически невозможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества созданы франкировальные машины. При использовании такой машины отпадает необходимость наклеивать марки, вести учет почтовых расходов.
К сведению: франкировальная машина – это машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации (ст. 2 Закона о почтовой связи).
Сначала с одной стороны франкировальной машины загружаются конверты с почтовым адресом получателя, потом вводится информация об отправлениях – вес, класс отправлений, а с другой стороны выходят конверты с уже нанесенными знаками почтовой оплаты. Кроме оттиска марки и даты, на конверт наносится логотип с названием учреждения и обратным адресом, что исключает необходимость проставления обратного адреса вручную или использования фирменных конвертов.
Такая машина позволяет сэкономить значительное количество времени. Корреспонденция оформляется быстрее. На почте отмаркированная на машине корреспонденция также проходит быстрее, минуя ряд почтовых операций (например, гашение марки).
Порядок применения франкировальных машин утвержден Приказом Минкомсвязи РФ от 08.08.2016 № 368. Согласно такому порядку организации могут применять данный аппарат после заключения соответствующего договора с организацией федеральной почтовой связи. Применение франкировальной машины при отсутствии договора не допускается.
Этим же порядком установлены требования к самой франкировальной машине. В случае несоответствий, допущенных пользователем при ее применении, указанным требованиям организация федеральной почтовой связи не осуществляет прием и пересылку отфранкированных почтовых отправлений до устранения несоответствий.
К сведению: разрешение на применение франкировальных машин выдается Роскомнадзором. Административный регламент по выдаче таких разрешений утвержден Приказом Роскомнадзора от 17.06.2019 № 189.
Франкировальная машина имеет специальный счетчик, по показанию которого и оплачиваются почтовые услуги.
Акт на списание почтовых марок образец
Акт о списании товаров (форма ТОРГ-16) служит для оформления возникающей по различным причинам пoрчи, потери качества товаров (товарно-материальных ценностей), которые не подлежат дальнейшей реализации. Документ составляется в трех экземплярах. Акт списания подписывается членами комиссии, полномочия которой подтверждаются руководителем организации. Если это необходимо, акт сoтавляется с участием представителя санитарного или другого надзора.
Один экземпляр остается в бухгалтерии и служит основанием для списания с материально-ответственного лица потерь ТМЦ другой экземпляp акта передается в подразделение, которое производило списание третий остаётся у материально-ответственного лица. Форма ТОРГ-16 утверждена постановлением N 132 Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. и применяется в случае выявления в продукции порчи или брака.
Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию), Кредит Кор.счет — счет 302.21 «Расчеты по услугам связи» и необходимая аналитика.
- Целевое назначение — основание по кассе.
- Принято от и Основание — указать контрагента, от которого поступают денежные документы в кассу учреждения, и заключенный с ним договор.
Рис. 2 1.3. На закладке Расшифровка платежа (рис. 3):
- Указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма, КФО, КПС.
- Денежный документ — элемент справочника Денежные документы, где указывается информация о наименовании, единице измерения и номинале денежного документа.
- Количество — количество поступивших денежных документов.
- Сумма — определяется автоматически, если в справочнике Денежные документы указана номинальная стоимость, либо заполняется вручную.
Рис. 3 1.4.
Списана стоимость испорченных почтовых конвертов КДБ 1.401.10.172 КРБ 1.201.35.610 120 Расходный кассовый ордер (фондовый) Акт порчи денежных документов Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) 1. Поступление денежных документов в кассу 1.1. Для отражения поступления денежных документов в кассу учреждения используется документ Приходный кассовый ордер (фондовый) в разделе Денежные средства — Касса организации (рис. 1). Рис. 1 1.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис.
3.5. Документ Расходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 16): Рис. 16 3.6. После проведения документа по кнопке Печать (рис. 15) можно распечатать Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) — рис. 17. Рис. 17 Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации кассовых ордеров (рис. 18), который можно сформировать в разделе Касса. Рис. 18 4.2. Проанализировать движение денежных документов на счете 201.35 можно с помощью регламентированного регистр Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разделе Учет и отчетность — Регистры учета и отчетность (рис. 19). Рис.
Как учитывать конверты в бюджете с 2021года
Приказ Минфина России от 15.12.2021 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.
Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой – Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой – Фондовый) оформляете выдачу из кассы.
Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2021 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.
Особенности кассовых операций
Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №. к настоящей Учетной политике.
Маркированные конверты учитываются в фондовой кассе. Поступление оформляется приходным ордером ф.0310001, выдача – расходным ф.0310002. На каждом документе ставится отметка «Фондовый». Ордера регистрируются в журнале учета, по фондовой кассе ведется кассовая книга со сквозной нумерацией и отметкой «Фондовый» на каждом листе. Записи производятся только в те дни, когда было движение по кассе (поступление либо выдача).
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.
- Имущество (за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд субъекта учета) относится к ОС вне завситмости от срока полезного использования.
- Субъектом учета прогнозируется получение от использования актива экономических выгод или полезного потенциала.
- Первоначальную стоимость имущества как объекта бухгалтерского учета можно надежно оценить.
Особенности бухгалтерского учета почтовых марок в бюджетном учреждении
Бухгалтерский учет почтовых марок в бюджетном учреждении имеет свои особенности, связанные с правовыми и финансовыми аспектами. Данный раздел рассмотрит некоторые из них.
Во-первых, учет почтовых марок осуществляется в соответствии с законодательством России. В соответствии с федеральными законами и нормативными актами, бюджетные учреждения обязаны вести учет и контроль над материальными ценностями, включая почтовые марки. Документальное оформление, опись и отчетность по отпуску почтовых марок регламентируются договорами и декларациями.
Во-вторых, учет почтовых марок включает не только факт их закупки, но и использование их при отправке почтовой и деловой корреспонденции. В учете указываются сумма затрат на покупку марок, а также адресаты и даты отправки корреспонденции. Следует отметить, что бухгалтерский учет почтовых марок в бюджетном учреждении ведется в соответствии с бизнес-планом и бюджетной статьей, утвержденными налоговыми и финансовыми органами.
В-третьих, отпуск и списание почтовых марок должны осуществляться с соблюдением установленных правил и процедур. Для этого используются специальные книжки учета, которые фиксируют передачу марок сотрудникам и пользователю услуг. Списание почтовых марок осуществляется на основании факта отправки корреспонденции и оформляется в виде отчета.
Кроме того, почтовые марки, как материальные ценности, подлежат инвентаризации. Их количество и стоимость должны быть учтены в инвентарной книге и согласоваться с данными бухгалтерии. В случае утраты или порчи марок, следует оформлять акт об уничтожении или утрате ценностей для возмещения затрат по учету почтовых марок.
Таким образом, особенности бухгалтерского учета почтовых марок в бюджетном учреждении связаны с оформлением документов и контролем за использованием их при отправке корреспонденции. Налаженный учет и контроль позволяют эффективно управлять расходами на почтовые марки и предотвращать недостачи или злоупотребления.
Организация хранения почтовых марок в бюджетном учреждении
В бюджетных учреждениях хранение и учет почтовых марок осуществляются секретарем или специальным сотрудником, ответственным за данный процесс. В целях удобного и эффективного учета марок, часто используются типовые своды или книжки учета, где фиксируются все почтовые марки, поступающие в учреждение и использованные для отправки корреспонденции.
При приобретении почтовых марок для последующей отправки, бюджетное учреждение формирует специальный счет, по которому осуществляется оплата марок. При отгрузке марок пользователю (сотруднику или подразделению) также составляется акт выдачи, которая также вносится в учетную книгу.
Маркированные почтовые марки особо учитываются и применяются в особых случаях. Например, при отправке секретных или материальных ценностей, а также в случае, когда требуется строгое соблюдение правовых норм и установленных стандартов. Для этих целей существуют специальные марки с различным рейтингом конфиденциальности.
Однако, следует помнить, что почтовые марки имеют срок годности. В соответствии с этим, бюджетное учреждение регулярно проверяет свои запасы почтовых марок и список документов, в которых они были использованы. Просроченные или списанные марки удаляются из учета и они больше не используются в отправке корреспонденции.
Бюджетное учреждение также должно вести учет авансовой закупки почтовых марок. Это позволяет контролировать расходы и затраты на отправление документов и корреспонденции. Учет авансовой закупки включает отдельную запись в учетной книге учета почтовых марок.
Таким образом, организация хранения и учета почтовых марок в бюджетном учреждении основана на документальном учете, связанном с отправкой и получением корреспонденции. Ответственный сотрудник контролирует закупку, хранение и использование марок, а также учитывает все расходы, связанные с данной деятельностью. Все эти меры помогают оптимизировать процессы работы бюджетного учреждения и снижают риски связанные с неправильным учетом и использованием почтовых марок.
Учет денежных документов в конкретных ситуациях
Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Пример 1. Покупка и учет проездных билетов
МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.
Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:
Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи
МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.
Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».
В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.
В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.
Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов
Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.
Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
Индивидуальный номер;
Срок действия;
Вид питания;
Сумму (стоимость);
Печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.
Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р ).
Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения
обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.
При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.
При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству-ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.
Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).
Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
По соответствующему коду синтетического учета.
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.
Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.
Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.
Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона — 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано
2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.
Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:
Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.
Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло вопросов о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-
ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).
Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю директора были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.
Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:
Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 маркированных конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи — приложенный к отчету испорченный конверт.
Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:
| Казенное учреждение
(Инструкция № 162н) |
Бюджетное учреждение
(Инструкция № 174н) |
Автономное учреждение
(Инструкция № 183н) |
|||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов | |||||
| 0 201 35 510 | 0 302 21 730
0 208 21 660 |
0 201 35 510 | 0 302 21 730
0 208 21 660 |
0 201 35 000 | 0 302 21 000
0 208 21 000 |
| Выдача под отчет марок и маркированных конвертов | |||||
| 0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 560 | 0 201 35 610 | 0 208 21 000 | 0 201 35 000 |
Учет почтовых расходов
В случае если маркировальная машина вычитает почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма,
организация должна перечислить на счет почтового отделения некоторую сумму денежных средств, которая является авансом. Технический работник почтового отделения «загружает» в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Штампуя конверт для отправки, оператор (работник организации) указывает сумму отправки, которая вычитается из остатка той, что занесена в память машины, и проставляется на конверте или липкой наклейке. Когда показания счетчика кассового механизма достигнут нуля, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.
Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.
Как бюджетникам учитывать почтовые марки и конверты
Марки (в том числе напечатанные на почтовых конвертах и почтовых карточках) являются не бланками строгой отчетности, а денежными документами, и их аналитический учет осуществляется в разрезе кодов бюджетной классификации в порядке, определенном для кассовых операций. Вести типовые формы первичного учета бланков строгой отчетности не требуется.
Что касается учета почтовых марок или маркированных конвертов, то он ведется на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» счета 33 «Прочие средства», где обобщается информация о наличии и движении денежных документов в национальной валюте, находящихся в кассе учреждения. Учитывать же почтовые марки или маркированные конверты на забалансовом счете 08 «Бланки документов строгой отчетности» теперь нет необходимости.
Что изменили в 2022 году
С 2022 года бухгалтеры проводят операции по-новому. К примеру, на подстатье КОСГУ 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» следует отражать выбытие денежных средств при недостаче, хищении, отзыве лицензии у банка. Провести операцию необходимо в день признания требования о возмещении ущерба или в день поступления денег в счет погашения долга.
С 01.01.2022 по КОСГУ 250 бюджетники разделяют операции текущего и капитального характера. Операции текущего характера учитывают по подстатьям 251, 252, 253. Операции капитального характера поводят по новым кодам:
- 254 — перечисление средств в другие бюджеты;
- 255 — перечисление средств наднациональным организациям, правительствам иностранных государств;
- 256 — перечисление средств международным государствам.
Учет денежных документов в конкретных ситуациях
Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Пример 1. Покупка и учет проездных билетов
МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.
Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:
Вопрос аудитору
Казенное учреждение приобретает почтовые конверты с литерой «А», то есть с марками, нанесенными типографским способом, а не наклеенными. Являются ли данные маркированные конверты денежными документами? Надо ли их приходовать в кассу учреждения? Если являются денежными документами, то каков срок выдачи под отчет данных конвертов? Можно ли их выдавать на срок, например, 1 месяц?
Конверты почтовые с литерой «А», то есть, с марками нанесенными типографским способом, являются средством оплаты за услуги почтовой связи, поэтому с полным основанием считаются денежными документами. Их следует приходовать в фондовую кассу по приходному фондовому ордеру, выдавать под отчет по расходному фондовому ордеру.
Дебет счета 1.20135.510 — Кредит счета 1.30221.730 — поступление конвертов в фондовую кассу от поставщика
Дебет счета 1.20135.510 — Кредит счета 1.20821.660 — поступление конвертов в фондовую кассу при приобретении через подотчетное лицо
Дебет счета 1.20821.560 — Кредит счета 1.20135.610 — выдача конвертов сотруднику под отчет
Предельный срок, на который конверты выдаются сотруднику под отчет, может быть установлен распоряжением руководителя, может быть оговорен в учетной политике в разделе, регламентирующем порядок документооборота. Также следует при выдаче конвертов под отчет под роспись уведомлять подотчетного сотрудника о сроке выдачи конвертов (указывать в расходном фондовом ордере срок выдачи), так как подотчетное лицо не обязано знать все распоряжения руководителя и учетную политику.
При определении предельного срока, на который будут выдаваться конверты под отчет, следует исходить из среднедневной потребности в конвертах, а также из имеющихся у сотрудника возможностей обеспечить их сохранность. Если например, у такого сотрудника, нет сейфа (иного защищенного от проникновения хранилища), неразумно выдавать ему конвертов больше, чем необходимо на день работы. Если же у сотрудника, есть возможность для их длительного хранения, следует в учетной политике предусмотреть возможность плановой и внезапной инвентаризации текущего остатка конвертов.
Инструкция, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н) не определяет, какими первичными документами подотчетное лицо может подтверждать произведенные расходы. Следовательно, необходимо в учетной политике определить, какими первичными документами будет отчитываться сотрудник о расходовании конвертов. Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции. Форма такого первичного документа должна соответствовать требованиям о наличии обязательных реквизитов, приведенном в п. 7 Инструкции № 157н. Форма первичного документа должна быть утверждена в учетной политике.
Планируем расходы на 2022 год: новая таблица соответствия КВР и КОСГУ
Начиная с 2021 года порядок применения КОСГУ регламентируется приказом 209н. А с 2021 года КВР будет регулироваться новым приказом 85н. Минфин постоянно обновляет таблицу соответствия КВР и КОСГУ. Мы рассказываем о последних изменениях в таблице и об особенностях ее применения в 2021 году.
Кроме того, в описаниях подстатей по безвозмездной передаче текущего характера нефинансовых активов появится уточнение, что они относятся к нефинансовым активам, за исключением основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов. Что еще раз указывает, что капитальный характер относится только к основным средствам, нематериальным и непроизведенным активам.
- 352 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с неопределенным сроком полезного использования»;
- 353 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с определенным сроком полезного использования»;
- 452 «Уменьшение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности»;
- 549/649 «Увеличение/уменьшение задолженности по предоставленным заимствованиям нерезидентам»;
- 569/669 «Увеличение/уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с нерезидентами»;
- 739/839 «Увеличение/уменьшение прочей кредиторской задолженности по расчетам с нерезидентами».
- Монтажные работы по оборудованию, требующему монтажа, в случае если данные работы производятся не для целей капитальных вложений в объекты капитального строительства и не включаются в объемы капитальных вложений, формирующих стоимость основных средств, относятся на подстатью 226 КОСГУ. То есть если не идет речи о капитальных вложениях, то при монтаже оборудования следует применять подстатью 226 КОСГУ.
- В подстатье 228 КОСГУ будет дано более детальное понятие капитальных вложений. А именно, капитальные вложения в нефинансовые активы (за исключением материальных запасов).
- И вообще, подстатья 228 КОСГУ будет применяться в отношении иных расходов, кроме прямо поименованных в ней, по приобретению работ (услуг), формирующих объем капитальных вложений в нефинансовые активы (за исключением материальных запасов).
– 181 «Невыясненные поступления»;
– 182 «Доходы от безвозмездного права пользования активом, предоставленным организациями (за исключением сектора государственного управления и организаций государственного сектора)»;
– 185 «Доходы от безвозмездного права пользования активом, предоставленным организациями государственного сектора»;
– 186 «Доходы от безвозмездного права пользования активом, предоставленным сектором государственного управления»;
– 187 «Доходы от безвозмездного права пользования активом, предоставленным иными лицами»;
– 189 «Иные доходы».
Какие нововведения ожидают бухгалтера бюджетной сферы в 2021 году?
Статья дополнена группой невыясненных поступлений код , доходными операциями в случаях безвозмездного права пользования активом , доходами от разных видов субсидий коды и Для обозначения прочих поступлений в рамках этой статьи введен шифр Статья была детализирована шестью подстатьями, которым соответствуют разные типы штрафных санкций, сборов, пошлин. Для ряда статей обновились наименования. В их числе статья отражает доходные операции по платным услугам , в названии которой появилось упоминание о компенсации издержек. Статья была переименована полностью: текст нового названия содержит обозначение нескольких категорий поступлений по принудительным изъятиям штрафы, пени, неустойки, возмещения ущерба. Из наименования статьи убрали слова, характеризующие тип поступлений, теперь эта группа доходов обозначается как поступления на счета без расшифровки получателя. Для специалистов это означает, что государственные муниципальные расходы и доходы классифицируются по различным признакам: планируемые и незапланированные, текущие и капитальные, по уровню принадлежности соответствующего бюджета, а следовательно, и по применению специальных кодов и т. Очень часто возникает вопрос: КВР — что это в бюджете? Это часть классификации КБК, следовательно, часть бухгалтерского счета, и включает группу, подгруппу и элемент видов расходов.
Смотрите подробнее в Энциклопедии решений. Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты для госсектора. Каждое учреждение несет расходы на услуги связи — все работники пользуются телефонами и услугами Почты России, почти у всех есть Интернет, а некоторые прибегают к услугам специальной и фельдъегерской связи например, при пересылке важных и секретных документов.
Весь набор проведенных учреждением бухгалтерских записей за январь и февраль должен быть обновлен. Применение правил отражения КОСГУ регламентируется Бюджетным кодексом и Приказом Минфина от 01.07.2013 г. под №65. Действие указанного акта прекращает свое влияние на порядок применения на практике кодировки КОСГУ с 2021 года.
Вместо него в действие будет введен Приказ от 29.11.2017 г. №209н.
Следовательно, автономное учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет. На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, по нашему мнению, также не может рассматриваться в качестве нарушения действующего порядка ведения бухгалтерского учета*(1).
Согласно п. 169 Инструкции N 157н маркированные конверты учитываются на счете 201 35 «Денежные документы».
С 2016 года КОСГУ не применяется получателями средств при формировании планов доходов и расходов, но применяется в учете и отчетности. В 2021 году требуется применять ее для учреждений и организаций государственного сектора при составлении рабочего плана счетов, ведении учета и отчетности. Порядок утверждения плана счетов бюджетного учета закреплен в Приказе Минфина № 162н (в ред. 31.03.2021).
Поскольку КВР более укрупненная группировка, чем КОСГУ, для упрощения применения соответствующих кодов Минфином утверждена таблица соответствия. Сопоставление кодов КВР и кодов КОСГУ на 2021 год для бюджетных учреждений и организаций государственного сектора представлено таблицей. Документ содержит последние изменения, которые следует применять в 2021 году.
Как указывают специалисты финансового ведомства в Методических рекомендациях, детализация статьи 340 КОСГУ подстатьями предусматривает отнесение приобретения отдельных объектов материальных запасов, в том числе согласно Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности (ОК 034-2014 (КПЕС 2008, утв.
Также по данному виду расходов отражаются расходы бюджета субъекта Российской Федерации, бюджета территориального государственного внебюджетного фонда, местного бюджета на реализацию мероприятий по информатизации, в части региональных (муниципальных) информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры, в случае принятия решения финансовым органом субъекта Российской Федерации (муниципального образования) о применении вида расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий».
Подотчетник принес два чека на отправку писем через почту. Один чек на оплату конвертов, второй на письма с оформлением (марки. ШПИ и тд.) со вторым чеком ясно статья для оплаты будет 221, а покупка конвертов(простых) . какое все таки КОСГУ для оплаты конвертов?
Как все таки правильно поступить: оприходовать конверты на КОСГУ-340 и сразу списать согласно реестру отправленной корреспонденции или можно по авансовому отчету сразу списать на расходы по КОСГУ-221?
Заранее спасибо.
в инструкции сказано подстатья 221 и все таки.
Таким образом, расходы по изготовлению бланочной продукции строгой отчетности (в том числе и бланков удостоверений) не могут быть отнесены учреждением на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации, утвержденным приказом Минфина России от 21.12.2011 № 180н, расходы, связанные с изготовлением (приобретением) бланочной продукции, подлежат отнесению на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Данное правило применимо и в случае осуществления расходов, связанных с изготовлением бланков удостоверений (относящихся к бланкам строгой отчетности).
Учет подарков и сувениров: Минфин всех запутал
С 1 января 2021 года расходы, осуществляемые в связи с приобретением (изготовлением) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, а также с приобретением (изготовлением) бланков строгой отчетности, относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (см. Порядок применения КОСГУ, утвержденный Приказом Минфина РФ от 29.11.2021 № 209н (далее – Порядок № 209н)). Таким образом, согласно применяемой подстатье КОСГУ БСО являются материальными запасами и их учет следует осуществлять на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы». В то же время положения п. 337 Инструкции № 157н, устанавливающие порядок учета БСО на забалансовом счете 03, в 2021 году остались неизменными. Одновременно действует п. 118 Инструкции № 157н, предусматривающий, что на соответствующих аналитических счетах счета 0 105 00 000 учитываются объекты библиотечного фонда и бланочной продукции строгой отчетности, а именно бланков ценных бумаг, квитанционных книжек, голограмм, аттестатов, дипломов, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек (вкладышей в них) и других бланков, изготовленных типографским способом по форме, утвержденной правовым актом органа власти, учреждения, в случаях, предусмотренных действующим законодательством, содержащей номер, серию, имеющих степень защиты и специальные требования к их хранению, выдаче и уничтожению. Из норм п. 118, 337 Инструкции № 157н, а также из положений Порядка № 209н следует, что при приобретении БСО учреждение должно принять их к учету на счете 0 105 00 000 и забалансовом счете 03. При выдаче БСО списываются с обоих счетов. Предлагаем посмотреть, что по этому поводу отметил Минфин в Письме № 02-06-10/16864.
Напомним, что в 2021 году и ранее расходы на приобретение БСО отражались по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2021 № 65н) и сразу относились на расходы учреждения текущего финансового года (запись по дебету счетов 0 401 20 226, 0 109 хх 226 и кредиту счетов 0 302 26 000, 0 209 26 000). Одновременно приобретенные БСО отражались на забалансовом счете 03. По правилам, установленным п. 337 Инструкции № 157н, БСО учитываются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке «один бланк – 1 руб.», а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики – по стоимости приобретения бланков.
Единого плана счетов бухгалтерского учета. », утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2021 № 157н, могут учитываться в составе нефинансовых активов и относятся на соответствующие статьи группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ. При этом расходы на приобретение объектов, относящихся к материальным запасам, осуществляются за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете в разрезе лиц, ответственных за их хранение (выдачу), и мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль. Учетной политикой учреждение может быть установлено, что бланки учитываются по стоимости приобретения .
«Фондовая» касса для денежных документов
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).
Ордера с записью «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
Согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные денежные документы.
Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.