Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок приемки товаров по количеству и качеству а также проведения экспертизы качества товаров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
Инструкция по приемке товара на склад
Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:
- Осуществляется подъезд к месту размещения.
- Проверяются сопроводительные документы.
- Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
- Выделяется пространство под разгрузку.
- Подается оборудования для перевозки груза.
- Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
- Вывозится при помощи рохли на место сложения.
- Сверяются и оформляются сопроводительные письма
- Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
- Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
- Подготавливается зона для размещения и хранения.
Как принимают по качеству
По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.
Порядок составления договора
Документ поможет избежать претензий от покупателя в случае выявления факта недостачи, порванной упаковки, брака продукции. Можно использоваться приведенные выше инструкции и составить договор по специальным образцам – акт № ТОРГ-1, утвержденный Государственным комитетом статистики РФ №132 от 1998 г., М-7 N71 а.
Но законодательство позволяет не руководствоваться этими стандартами. Если, например, компании составили свой договор, в котором прописан индивидуальный порядок приемки. В этом случае в документе должны быть указаны сроки исполнения, места выгрузки, а также определены образцы сопроводительных документов – счетов-фактур, накладных. При заполнении документов должен быть рассмотрен пункт о возражении на наличие некачественного товара. Если покупатель подписал документ, в судебном порядке он сможет доказать свою правоту и, соответственно, не вернет брак поставщику. А это означает, что необходимо включить условие, которое гарантирует покупателю право подавать жалобы и претензии.
Внедрение программного обеспечения
Этот процесс позволяет наладить прием и хранение товаров. При этом снижаются издержки, связанные с ручным внесением информации. При поступлении каждой единицы товара присваивается собственный номер. Наличие идентификационных знаков дает возможность отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени.
Сведения обо всех операциях хранится в памяти. Отчетность можно легко воспроизвести. Данные вводятся на понятном языке. Все ошибки идентификации можно легко идентифицировать с помощью уникального кода или магнитной метки.
Оставьте заявку, и наши специалисты подберут наиболее оптимальное программное обеспечение для приемки вашего товара
Шаг 3. Оплата и поставка
Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.
После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.
Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.
| Проблема Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает. |
Как правильно В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад. |
| При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией. | Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны. |
| Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали. | Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате. |
Шаг 8. Розничная цена
Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.
Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.
| Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут. |
Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее. |
Документооборот при приемке товара
Категории документов, используемые при приемке товара, можно разделить на две большие категории:
- товаросопроводительная документация поставщика;
- акты о несоответствии, оформленные магазином.
В составе ТСД могут быть документы о качестве и характеристиках продукции, а также о переходе права собственности на неё. К таким бумагам относят:
- счет;
- счет-фактура;
- технический паспорт, инструкция;
- универсальный передаточный документ;
- налоговая накладная;
- акт приема-передачи товара;
- расходная товарная накладна;
- товаротранспортная накладная;
- упаковочный лист;
- ГОСТ;
- спецификация;
- сертификат качества;
- доверенность.
Сроки приема товара по качеству
Чтобы проверка товара на его соответствие установленным качественным требованиям была объективной, важно соблюсти сроки ее проведения. Они регламентированы упомянутой выше инструкцией приемки по качеству и до сих пор применяются на практике при взаимодействии поставщиков и потребителей товара.
При этом сроки находятся в прямой зависимости от вида поставляемого продукта и удаленности потребителя от поставщика (исчисляться они начинают с момента поступления товара на склад получателя):
- 10 суток — если товары поставляются в пределах одного города (если товар имеет статус скоропортящегося — 1 сутки);
- 20 суток — если товары поставляются из одного города в другой (для скоропортящихся — 1 сутки).
Особые сроки установлены для товаров, поставляемых в труднодоступные местности и районы Крайнего Севера:
- 8 часов — для скоропортящихся товаров;
- 40 дней — для продовольственных товаров;
- 2 месяца — для непродовольственных (в том числе галантерейных) товаров.
Предполагается, что товар, поставленный, но не осмотренный приобретателем в течение указанного времени, может изменить свои качественные характеристики и, как следствие, перестать отвечать предъявляемым к нему требованиям.
Организация экспертизы качества товара покупателем
Обязанность доказывания времени и причин недостатков товара лежит на покупателе:
-
когда гарантийный срок на товар истек, но не истекли два года с момента приобретения товара;
-
когда гарантийный срок на товар не установлен.
Часто в таких случаях продавец отказывает покупателю в удовлетворении его требований в связи с недостатками товара, и покупателю приходится самостоятельно организовывать проведение экспертизы качества товара. Здесь возможно действовать следующим образом.
Задача 1. Выбор экспертной организации.
Экспертами могут выступать любые лица, которые обладают специальными познаниями по предмету проведения экспертизы. Желательно наличие опыта у эксперта в соответствующей сфере. Эксперты могут быть государственными, которые работают в государственных экспертных учреждениях, и частными, которые могут работать в негосударственных экспертных учреждениях либо иных местах (законом не определено, что эксперт должен быть трудоустроен в экспертном учреждении, за исключением государственных экспертов).
Целесообразно проверить наличие у эксперта соответствующего образования, опыта, документов о переподготовке или повышении квалификации.
Также можно проверить репутацию экспертного учреждения, используя при этом ресурсы сети Интернет, «сарафанное радио», отзывы на соответствующих сайтах.
Задача 2. Заключение договора с экспертной организацией на проведение экспертизы.
Здесь очень важно правильно поставить вопросы перед экспертом. Определить срок проведения экспертизы. Согласовать стоимость экспертизы.
К вопросам, которые можно поставить перед экспертом, относятся:
-
Соответствует ли качество товара информации, указанной на упаковке или в сопроводительной документации?
-
Совпадает ли количество вложенного товара данным, содержащимся на упаковке?
-
Каковы фактические характеристики товара?
-
Совпадают ли они с маркировкой на ярлыке, этикетке или упаковке?
-
Каковы различия между установленными характеристиками товара и показателями, содержащимися на упаковке или в сопроводительной документации?
-
Соответствует ли качество исследуемого объекта предписаниям стандартов, разработанных для данной группы товаров?
-
В чем выражены отклонения качества товара от данных стандартов?
-
Допустима ли реализация исследуемой продукции? Возможна ли ее переработка или утилизация?
-
Допускает ли сопроводительная документация условия, в которых реально перевозился или хранился товар?
-
Отвечает ли упаковка предписаниям соответствующих стандартов качества?
-
Могли ли условия хранения повлиять на изменение качества исследуемого объекта?
-
Какие правила приемки товара могли быть нарушены?
-
Соответствуют ли определяемые показатели изделия таким же характеристикам эталонных образцов?
-
Есть ли у исследуемого объекта дефекты?
-
В чем причины возникновения дефектов?
-
Имеют ли дефекты производственное происхождение?
-
Верно ли выбрана методика начисления нормы естественной убыли, учитывая данные условия транспортировки и хранения товара?
-
Какова остаточная стоимость поврежденного изделия?
-
Какова стоимость исследуемого объекта с учетом износа непосредственно перед воздействием на него пожара, протечки и пр.?
-
Насколько понизились качество и цена товара, поврежденного в результате протечки, пожара, загрязнения химическими веществами?
Недостача, пересортица, излишки: как решать такие проблемы
Наиболее распространенная ошибка при получении товара – недостача. Причинами могут быть:
- допущена ошибка в момент загрузки транспортного средства на складе поставщика;
- транспортировка была осуществлена с нарушениями, что стало причиной негодности части товара;
- допущена ошибка в момент оприходование.
В этом случае заполняемся акт ТОРГ-2 для товаров российского производства или ТОРГ-3 для товаров зарубежного производства.
Если в момент приемки обнаружен излишек, вы можете:
- оформить возврат лишних товаров;
- полностью принять поставку;
- продать излишек самостоятельно, при этом выставив счет оптовику, т.к. вы понесете расходы на поиск покупателя и отгрузку товара;
- полностью отказаться от приемки, если это допускается договором.
В случае обнаружения пересортицы, вы имеете право отказаться от товара, принять его полностью или частично. Обязательно оформление акта по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, а также составление претензии поставщику.
Правила приемки товаров по количеству и качеству
Вид продукции, ее количество, комплектность, соответствие нормам и стандартам, в случае если они предусмотрены, являются обязательным пунктом договора поставки.
Важно! Правила приема продукции по количеству и качеству должны соответствовать нормативно-правовым актам, обязательным требованиям законодательства о техническом регулировании либо договорам (абз. 2 п. 1 ст. 474, абз. 2 п. 2 ст. 513 Гражданского кодекса РФ).
Также необходимо соблюдать Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. постановлением Госарбитража СССР 25.04.1966 № П-7), а также Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. постановлением Госарбитража СССР 15.06.1965 № П-6).
Документальное оформление приемки товара
Для предупреждения ошибок при проведении процедуры приемки необходимо документально фиксировать каждый осмотр продукции. Это позволит избежать конфликтных ситуаций при общении с поставщиком при обнаружении нарушений по количеству или качеству продукции.
При этом необходимо заполнить документы:
- Акт о приемке товаров, составленный по форме № ТОРГ-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).
- Акт о приемке материалов, составленный по форме М-7 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а). Эта форма применяется в том случае, если при проверке доставленного в соответствии с договором товара покупатель обнаружил его ненадлежащее качество или недостачу.
При приемке продукции не обязательно использовать вышеперечисленные акты, законодательством допускается использование форм, которые устанавливают правила документооборота организации получателя.
Если при приемке продукции не выявлены недостатки: количество и качество соответствует параметрам, указанным в договоре, то, согласно правилам, материально ответственное лицо должно заполнить акт приема-передачи и указать следующую информацию:
- наименование документа;
- его порядковый номер и дата составления;
- реквизиты сторон договора поставки;
- информация о поставленном товаре (указывается наименование, количество продукции);
- сведения об упаковке (таре), в которой доставлен товар;
- реквизиты и подписи сторон, составивших акт.
Рекомендации для сторон договора поставки
1. К подготовке договоров поставки, так же как и к соблюдению процедуры приемки товара, надо относиться крайне внимательно. В противном случае покупателю можно проиграть споры, даже при наличии дефектов товара, а поставщику – не получить свои деньги за качественный товар. Формулируя условия договора о сроках и процедурах приемки товара, необходимо четко понимать возможности их реализации.
2. Укажите в договоре наименование и индивидуализирующие признаки товара. При заключении рамочного договора очень важно предусмотреть процедуру оформления документов, описывающих наименование товара (заявки, спецификации, товарные накладные, акты приема-передачи), не допуская при этом поставки товара на основании устных договоренностей. Помните, что наименование товара должно быть как в договоре, так и в документах, подтверждающих приемку товара.
3. Чтобы минимизировать споры о качестве товара при его приемке, установите в договоре требования к качеству одним из описанных выше способов.
4. При указании в договоре процедуры приемки товара рекомендуем:
-
покупателю: настаивать на индивидуальном порядке приемки продукции, более удобном и понятном для него на практике, и осуществить приемку товара в соответствии с ним;
-
продавцу: предусмотреть последовательность совершения действий при выявлении покупателем несоответствия товара условиям договора о качестве (порядок, сроки, форму составления и подписания актов о недостатках (рекламаций, претензий), решение вопроса об участии представителя поставщика или иных лиц при их составлении; порядок и форму направления поставщику уведомлений и претензий о выявленных недостатках и несоответствиях, обнаруженных не в его присутствии (например, при приемке товара от транспортной организации).
5. Перед заключением договора нужно проверять на надежность как поставщика, так и покупателя с помощью сервиса проверки контрагентов.