Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение кадровых документов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
Особенности кадрового документооборота у микропредприятий
При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.
В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- положение об оплате труда;
- график смен и другие ЛНА.
Какие документы включаются в номенклатуру?
| № п/п | Фамилия, имя, отчество специалиста | Образование (какое учебное заведение окончил, год окончания, полученная специальность) | Должность | Стаж работы в данной или аналогичной должности, лет |
| Руководящее звено (руководитель и его заместители, главный бухгалтер, главный экономист, главный юрист) | ||||
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| . | ||||
| Специалисты (в том числе специалисты по продукции, менеджеры по закупкам, менеджеры по продажам, менеджеры по гарантийному обслуживанию) | ||||
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| . | ||||
| Прочий персонал (в том числе экспедиторы, водители, грузчики, охранники и т.д.) | ||||
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| . |
Ответственность за нарушение сроков хранения кадровых документов
За нарушение сроков хранения кадровых документов кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.
Надо отметить, что еще до 2020 года размер санкций был несущественным. Так, например, за подобное нарушение руководителя компании могли наказать штрафом в размере 300 рублей, а должностное лицо вообще не несло материальной ответственности.
Теперь все изменилось. За нарушение сроков хранения предусмотрены следующие меры:
- предупреждение или материальное взыскание до 3 тыс. рублей для нарушителей – физических лиц;
- если правонарушение совершил сотрудник, признанный должностным лицом, то он понесет наказание в виде штрафа в размере от 3 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
- для юридических лиц мера ответственности ограничена десятью тысячами рублей.
Привлечь к ответственности могут сразу несколько лиц, виновных в совершении правонарушения, например и работника, утилизировавшего бумаги до истечения срока хранения, и руководителя компании.
Кто отвечает за определение сроков хранения документов
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
Таблица сроков с изменениями в 2021 году
Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.
В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения (пожертвования) имущества |
до ликвидации организации |
постоянно |
|
Договор лизинга |
пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества |
постоянно |
|
Документы по залогу недвижимости |
десять лет |
постоянно |
|
Договор мены недвижимости |
до ликвидации организации |
пять лет |
|
Договор поручения |
пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества |
пять лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
десять лет |
пять лет |
|
Паспорта сделок |
пятнадцать лет |
постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
пять лет при условии погашения долга |
пять лет |
|
Счета-фактуры |
пять лет |
четыре года |
|
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов) |
шесть лет |
пять лет |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Пять лет |
Семьдесят пять лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов |
пять лет |
срок не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
пять лет |
срок не установлен |
|
Расчет по страховым взносам |
пятьдесят лет |
срок не установлен |
|
Документы о переоценке основных фондов и амортизации |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Документы о списании основных средств и нематериальных активов |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю |
пять лет после выбытия имущества |
постоянно |
|
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения |
пять лет |
постоянно |
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Документы для личного дела работника и его формирование
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
* * *
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Введены и новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2020-2021 годах. При их применении и определении на практике следует учесть, что необходимо руководствоваться также законодательством о бухучете (ФЗ-402 от 06.12.2011г.) и Налоговым кодексом РФ, имеющим преимущество над распорядительными актами министерств и ведомств.
Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020-2021 годах – большая таблица.
| Форма, бланк | Срок (в годах) |
| Счета-фактуры | 5 |
| Декларации для ФНС РФ, формы отчетности перед налоговой инспекцией по всем налогам и сборам | 6 |
| Переписка со специалистами налоговых органов по вопросам применения налогообложения | 6 |
| Реестры, представляемые налоговыми агентами и содержащие сведения о доходах физлиц | 5 |
| Расчетные и платежные ведомости, то есть документы о начислении и получении заработной платы и других выплат. А также документы к этим ведомостям, такие как, расчетные листы на зарплату и получение других выплат, при условии наличия лицевых счетов | 6 |
| Книги учета произведенных расходов и полученных доходов при применении «упрощенки» | 5 |
| Годовая отчетность | Нет срок хранения, документ не уничтожается |
| Квартальная и месячная отчетность | 5, при отсутствии годовой — постоянное хранение обязательно |
| Акту проверки аудиторами | 5, кроме актов проверки годовой отчетности, они не уничтожаются |
| Документы учетной политики | 5 |
| Первичная документация | 5, срок начинает течь с момента окончания отечного года |
| Сведения о задолженности (кредиторской, дебиторской) | 5, срок начинает течь с момента погашения долга |
| Информация о выявленных недостачах, произошедших кражах, растратах | 10, срок начинает течь с момента погашения долга, если он закрыт
Или до окончания суда по делу |
Таким образом, руководству предприятий рекомендуется провести ревизию документации, чтобы обеспечить правильные сроки хранения. В частности это необходимо сделать для документации, которую раньше необходимо было хранить 75 лет. Срок их хранения зависит от даты окончания делопроизводства по ним. Если она наступила ранее 2003 года, хранить их нужно также 75 лет, если позже — срок хранения сокращается до 50.
Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации
В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.
Таким документом является приказ Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
> > 12 сентября 2023 Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников?
Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить?
Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.
А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы. Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей.
Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.