Работодатель потерял трудовую книжку: что делать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодатель потерял трудовую книжку: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Порядок действий при потере трудовой

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

• пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
• справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
• приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
• справки из Пенсионного фонда.

Восстановительные мероприятия

Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:

• обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
• получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
• в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.

При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:

• ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
• Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
• суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).

Действия сотрудника при потере трудовой книжки работодателем

Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно:

• обратиться к работодателю с заявлением об утере трудкнижки (п. 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225);
• дождаться, пока работодатель в течение 15 дней после получения заявления оформит дубликат (п. 32 Правил).

В дубликате отражаются сведения:

• о стаже сотрудника — до момента заключения договора с текущим работодателем;
• текущей трудовой функции работника, его награждениях.

Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:

• у предыдущего работодателя;
• в Госархиве;
• в Пенсионном фонде;
• у иных лиц, способных предоставить такие сведения (при необходимости — в судебном порядке).

При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 34 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.

Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже (подп. 7.2 п. 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.

Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?

Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:

1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
• 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.

При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:

• юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
• директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
• ИП — на 10 000–20 000 руб.

Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.

2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).

3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (п. 35 Правил, ст. 234 ТК РФ).

Как заполняется дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки заполняется точно так же, как и оригинал. Разница лишь в том, что на титульной странице нового экземпляра будет поставлена дополнительная отметка о том, что данная копия является дубликатом.

Данные о трудовой деятельности вносятся последовательно в следующем формате:

• сведения о трудоустройстве — дата заключения трудового договора или соглашения гражданско-правового характера, реквизиты приказа, наименование организации, наименование должности, на которую был устроен гражданин;
• сведения о прекращении трудовой деятельности — дата расторжения трудового договора или окончания срока действия соглашения гражданско-правового характера, реквизиты приказа об увольнении, наименование организации, наименование должности, которую занимал гражданин, причина расторжения договора в виде упоминания соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ.

В некоторых случаях в дубликат вносится информация только о последнем месте работы, а периоды трудовой деятельности до него отражаются суммой лет, месяцев и дней стажа. Такой вариант заполнения является допустимым и никак не нарушает правила заполнения трудовых книжек.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работодателем

Бывает и так, что к исчезновению книжки причастно начальство. Так куда же нужно обращаться, если книжка потерялась по вине работодателя?

В принципе, схема остается такая, как и прежняя, но без заявления работника. За весь процесс теперь будет отвечать только виновный в утере, если на момент инцидента работник был официально оформлен на рабочем месте.

Да, теперь всем сбором информации обязан заниматься администратор. Но следует понимать, что сам он это будет долго делать. Ему в каждой инстанции потребуется объяснять причину обращения за информацией. Поэтому, если нужно документы восстановить быстро, то работник, опять же, будет вынужден самостоятельно заняться этим вопросом. Чем может помочь работодатель, так это составить официальные запросы на предоставление работнику документации с прежних мест трудоустройства.

Список справок от предыдущих работодателей состоит из:

• Договоров трудовых соглашений;
• Документов, подтверждающих прием на работу и расчет;
• Выписок из бухгалтерии о проработанных часах;
• Справки о зарплате и другие (или их копии, заверенные печатями и подписями).
• Бывают неприятные случаи, когда документация не сохранилась или пришла после того, как трудовая книжка уже восстановлена, но не полностью.

Во-первых, доказать, что человек работал определенное время на каком-либо предприятии, можно, прибегнув к свидетельству двух (или больше) работников. Составленная комиссия проверяет правдоподобность показаний и на их основании выдает соответствующий документ.

Во-вторых, документы и справки, пришедшие с опозданием, оформляются как вкладки или приложения к трудовой книжке.

На этом восстановление копии книжки закончено.

Восстановление ТК работодателем, требуемые документы

Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:

• ТК потерял работник.
• Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
• Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
• Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.

Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.

Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.

Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:

• Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
• Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
• В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
• Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
• Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.

Если компания, где работал человек, ликвидирована

В некоторых случаях работник в процессе оформления дубликата сталкивается с проблемой того, что юридическое лицо, где он работал ранее, больше не существует.

На первом этапе необходимо убедиться в том, что работодатель юридически как компания действительно не существует, а не произошла реорганизация с обычной сменой названия или слияние с другим предприятием. Если подтверждено преобразование, то с нового предприятия, которое является правопреемником предыдущего, можно потребовать нужные сведения.

При обнаружении того, что организация больше не действует, обращаются к архивным данным, куда ликвидированное юридическое лицо в обязательном порядке должно сдать свои документы. В архиве могут помочь решить проблему потери книжки. Архивная документация является убедительным аргументом к внесению требуемых сведений в трудовой документ.

Внимание! Если необходимая информация не будет найдена в архиве, владелец книжки должен будет подать исковое заявление в судебную инстанцию для признания факта функционирования данного предприятия. Для этого нужно взять с собой нескольких свидетелей, а лучше бывших коллег.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Трудовая утеряна по вине работодателя

К сожалению, трудовая может быть утеряна и по вине работодателя. На каждом предприятии должен быть человек, который отвечает за хранение этих документов. Поэтому если книжка будет утеряна, то виновен будет и этот работник, и сам работодатель.

Ситуация может сложиться по-разному! В зависимости от этого работник должен будет предпринять те или иные шаги:

• если работник уволился с прежнего места работы, а работодатель не отдаёт ему трудовую книжку, то это нарушение прав работника. Он может написать исковое заявление в суд, пожаловаться в инспекцию по труду или в прокуратуру. Законных оснований для того, чтобы не возвращать трудовую книжку, у работодателя нет;
• если начальство признаёт свою вину, а у работника нет претензий, то он может попросить оформить дубликат. Просьба выражается в виде письменного заявления.

Иногда бывает так, что работодатель не желает отдавать работнику его документ, мотивируя это различными причинами, например:

• не хочет отпускать ценного работника;
• желает заставить его работать ещё, пока он не завершить некий объём работы;
• хочет взыскать с него некие суммы, не предусмотренные законодательством;
• прочие причины.

Важно! Работодатель не имеет права задерживать трудовую книжку работника! Это нарушение его трудовых прав. Если работодатель делает вид, что никакого заявления об увольнении не было, и поэтому он не обязан выдавать трудовую, сотруднику нужно будет поступить следующим образом:

• написать заявление на увольнение в двух экземплярах, один из них отнести в отдел кадров и проверить, чтобы оно было должным образом зарегистрировано в качестве входящего документа. На втором экземпляре должен стоять номер входящего документа и дата регистрации;
• ровно через 2 недели работник считается уволенным. Следовательно, администрация обязана вернуть трудовую книжку;
• если этого не произошло, то нужно обращаться в комиссию по трудовым спорам, если такая работает на предприятии. Если такой нет, то этот шаг можно пропустить;
• если будет отказано в принятии заявления, или проблема не будет решена, то нужно обращаться в инспекцию по труду или сразу в суд;
• если на предприятии работает КТС, то к ним обязательно нужно обратиться. Если нет, то сразу в ФИТ. Это называется досудебный порядок урегулирования спора. Без его соблюдения суд документы не примет.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Нач­нем с того, что по­ня­тие «вос­ста­нов­ле­ние» в от­но­ше­нии тру­до­вой книж­ки закон не упо­треб­ля­ет, оно ис­поль­зу­ет­ся толь­ко на прак­ти­ке. Закон при­ме­ня­ет тер­мин «дуб­ли­кат», и по­ря­док его вы­да­чи де­таль­но ре­гла­мен­ти­ро­ван.

Слу­ча­ям и по­ряд­ку вы­да­чи дуб­ли­ка­та по­свя­ще­ны пунк­ты 31 — 32 Пра­вил ве­де­ния и хра­не­ния тру­до­вых кни­жек, из­го­тов­ле­ния блан­ков и обес­пе­че­ния ими ра­бо­то­да­те­лей, утвер­жден­ных По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Пра­ви­ла), а также пунк­ты 7.1. – 7.2. Ин­струк­ции по за­пол­не­нию тру­до­вых кни­жек, утвер­жден­ной По­ста­нов­ле­ни­ем Мин­тр­у­да РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тек­сту – Ин­струк­ция).

Рас­смот­рим, как можно вос­ста­но­вить утра­чен­ную тру­до­вую книж­ку.

Трудовое законодательство устанавливает определенный порядок трудоустройства человека. В качестве обязательных документов соискатель обязан предоставить трудовую книжку. Именно в ней будет произведена запись о его приеме на работу, а также о дальнейших действиях сотрудника. На протяжении всего времени, пока человек является сотрудником определенной организации, его книжка хранится у работодателя.

Выдача книжки осуществляется в последний рабочий день, когда человек увольняется. В случае необходимости предъявления этой книжки в другие государственные или частные организации работодатель должен предоставить выписку или заверенную копию документа. Оригинал книжки может быть выдан сотруднику только в случае необходимости предъявления ее в Соцстрах. В остальных случаях книжка выдаче не подлежит.

Также Трудовое законодательство регламентирует порядок получения новой книжки и восстановления старой. Установлены основные причины утраты документа:

• потеря его самим владельцем;
• потеря работодателем;
• кража документа;
• порча книжки;
• массовая утрата документов в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

В любом из перечисленных случаев необходимо действовать для получения книжки. Так как это юридический документ и без него невозможно официально трудоустроиться.

Ответственность работодателя в связи с потерей книжки

В случае утери книжки, работодатель несёт материальную ответственность.

При первичной утере, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:

статус	размер штрафа
юрлица	от 30 тыс. до 50 тыс. рублей
ИП	от 1 тыс. до 5 тыс. рублей

Если документ теряется не первый раз, материальная ответственность ужесточается:

статус	ответственность
юридические лица	от 50 тыс. до 70 тыс. рублей
Индивидуальные предприниматели	от 10 тыс. до 20 тыс. рублей
директор организации	от 1 тыс. до 5 тыс. рублей

Такие же штрафы предусмотрены и в том случае, если работодатель сделал много ошибок, восстанавливая трудовую книжку.

Похожие записи:

• Выдача вида на жительство
• Налог с продажи недвижимости: когда платить и как рассчитать
• Как стать ветераном труда в 2023 году