Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как найти среднесписочная численность работников за год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Подача сведений в статистические органы
Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.
В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.
На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.
Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.
Юридические лица должны предоставить отчет:
- за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
- за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
- за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
- за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.
К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.
Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%
Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров
- Неправильное указание НДС в документах;
- Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
- Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
- Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
- Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
- Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
- Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
- Проверка корректности договоров в проводках.
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
Кто включается в среднесписочную численность работников
Вначале разберемся, кто входит в среднесписочную численность работников. Ведь организация может привлекать к работе физлиц как по трудовым договорам, так и по договорам подряда. Сотрудники могут трудиться на условиях неполного рабочего дня или внешнего совместительства.
Согласно правилам расчета, при исчислении среднесписочного количества персонала в расчет включаются только те сотрудники, для которых данное место работы является основным. При этом не важно, трудился сотрудник в это время или отсутствовал по причине болезни или отпуска. Основным критерием является факт заключения трудового договора.
Не нужно учитывать:
- внешних совместителей;
- физлиц, выполнявших работы по договорам ГПХ: подряда или оказания услуг;
- сотрудниц, находящихся в отпуске по беременности и родам;
- находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
- находящихся в неоплачиваемых учебных отпусках.
Формула расчета сведений о среднесписочной численности работников за год
Для расчета среднесписочного числа работников независимо от периода рассчитывается исходя из каждого месяца.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, действуйте в следующем порядке.
Определите списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В нее включаются и те работники, для которых законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, например занятые на вредных работах.
В рабочие дни списочная численность равна количеству полностью занятых работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры (в том числе не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках).
Среднесписочная численность=списочная ч-ть на первое число +списочная ч-ть на второе число…+списочная численность на последнюю дату/ на количество дней в месяце.
Рассчитайте количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.
К не полностью занятым работникам относятся те, кто по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время.
Какими формулами пользоваться
Для того чтобы посчитать среднесписочную численность сотрудников и сдать соответствующие сведения в налоговую нужно знать несколько формул. Итак, разберемся по порядку.
Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.
Расчет производится по формуле:
СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12
Где:
- СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
- СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
- 12 – число месяцев в году.
Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.
Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.
СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).
Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:
СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день
Каждое из этих слагаемых нужно считать отдельно. Начнем со СЧ тех сотрудников, которые работали полные дни. Эта цифра считается так:
СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц
Где:
- Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
- КД месяц – число календарных дней.
Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.
Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.
Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.
Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:
ЧАСЫ неполный день : Норматив
Где:
- ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
- Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).
Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.
Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:
СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне : РД месяц
Где:
- ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
- РД месяц – число рабочих дней месяца.
Как считается среднесписочная численность работников?
Для того чтобы посчитать среднюю численность сотрудников на предприятии (в фирме, компании, ИП) за месяц, следует использовать простую формулу, предписанную Росстатом:
СЧм = ΣЧд/Д, где
- ΣЧд — суммарная численность сотрудников за каждый день отчётного месяца;
- Д — количество дней в календарном месяце, включая нерабочие дни: выходные и государственные праздники.
Среднесписочная численность работников компании за год или любой другой отчётный период рассчитывается по другой формуле:
СЧг = ΣЧм/М, где
- ΣЧм — суммарная численность сотрудников за каждый включаемый в расчёты месяц;
- М — количество месяцев в отчётном периоде (в году — 12 месяцев, в квартале — 3 месяца и так далее).
Формулы для расчета среднесписочной численности
Ниже приведем примеры нескольких формул, которые понадобятся для расчета численности за разные периоды времени, например, за отчетный месяц, а также за квартал и за год:
Ср/спис кол-во работающих за месяц = ∑Спис/числ дн / К дн, где
Спис/числ дн – численность по списку сотрудников за календарные дни данного месяца;
К дн – сумма, тех самых, дней определенного периода.
Среднесписочная численность сотрудников за любой из кварталов рассчитывается по следующей формуле:
Ср/спис кол-во работающих за квартал = ∑Ср/спис мес / 3, где
Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 3 месяца отчетного квартала.
Среднесписочная численность работников за текущий год рассчитывается по следующей формуле:
Ср/спис численность за год = ∑Ср/спис мес / 12, где
Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 12 месяцев отчетного года
Формулы списочной и среднесписочной численности
Годовая ССЧ – это сумма ССЧ всех месяцев, разделенная на 12:
ССЧгод = (ССЧянв + ССЧфев + … + ССЧдек) / 12
При этом, даже если компания вела деятельность только несколько месяцев в течение года (например, открылась в сентябре, то есть отработала 4 месяца), делить нужно на полное их число – 12.
Чтобы рассчитать месячную ССЧ, сложим списочные численности (СЧ) за каждый день месяца (включая нерабочие) и разделим на общее количество дней.
Например, за январь 2019:
ССЧянв = (СЧ1янв + СЧ2янв + … + СЧ30янв + СЧ31янв) / 31
Списочная численность – это количество сотрудников (оформленных официальным трудовым договором и получающих з/п) в компании на конкретное число месяца. В том числе, тех, кого в этот день приняли на работу, кто отсутствовал на рабочем месте (из-за командировки, по болезни), кто работает удаленно.
Исключаются из СЧ:
- уволенные в этот день;
- военнослужащие и адвокаты;
- привлеченные по внешнему совместительству;
- направленные на обучение по инициативе компании;
- оформленные по гражданско-правовым договорам.
Куда предоставлять и способы отправки отчетности
Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации — по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.
Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет—сервисов.
Представлять его в налоговую инспекцию можно:
- Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа — при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании;
- Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения;
- С помощью электронного документооборота — для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО.
Какими формулами пользоваться
Для того чтобы посчитать среднесписочную численность сотрудников и сдать соответствующие сведения в налоговую нужно знать несколько формул. Итак, разберемся по порядку.
Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.
Расчет производится по формуле:
СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12
Где:
- СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
- СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
- 12 – число месяцев в году.
Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.
Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.
СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).
Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:
СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день
Каждое из этих слагаемых нужно считать отдельно. Начнем со СЧ тех сотрудников, которые работали полные дни. Эта цифра считается так:
СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц
Где:
- Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
- КД месяц – число календарных дней.
Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.
Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.
Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.
Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:
ЧАСЫ неполный день : Норматив
Где:
- ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
- Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).
Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.
Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:
СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне : РД месяц
Где:
- ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
- РД месяц – число рабочих дней месяца.
Считаем списочный состав за месяц
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.