Новая форма путевого листа грузового автомобиля в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новая форма путевого листа грузового автомобиля в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

К сожалению внятной информации в интернете мало. Что обязательные реквизиты – это необходимые атрибуты путевого листа, служащего отчетным документом, понятно. Об этом пишут многие, и тут же приводят устаревший образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, рекомендованный Госкомстатом 97 года, противореча новым требованиям.

Сведения о владельце ТС

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

4. Сведения о лице, оформившем путевой лист, должны включать:

для юридического лица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

Для юридических лиц вместо фразы «наименование, организационно-правовую форму» с 1 марта используется фраза «полное наименование». Фактически в данном пункте ничего не меняется, т.к. полное наименование включается в себя и организационно-правовую форму, и наименование организации.

Для индивидуальный предпринимателей изменения более существенные. Вместо почтового адреса в каждом путевом листе должен указывать домашний адрес индивидуального предпринимателя.

На сколько оформляется путевой лист?

9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

10. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.

Допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.

Данный пункт вызывает много вопросов у организаций в связи с тем, что в новом Приказе прямо не указано, на какой срок разрешается оформить путевой лист.

До 1 марта 2023 года используется достаточно подробная формулировка пункта, из которой понятно, что путевой лист оформляется либо на 1 день, либо на 1 рейс (если длительность рейса превышает 1 день). В новом Приказе законодатели решили сделать формулировку короче, однако это не означает, что она стала понятнее.

На самом деле смысл пункта полностью сохранился, просто в нем отказались от непонятного термина «рейс». Теперь путевые листы оформляются перед выпуском ТС на линию. А уж на сколько автомобиль будет выпущен на линию (на один день или на несколько) — решать организации.

Обязательные атрибуты путевого листа

Норматив, содержащий перечень обязательных блоков (атрибутов) путевки грузового автотранспорта, – это Приказ Минтранса №390 последней редакции 2022 года. Какие сведения отражают в п/л:

• порядковый номер учета путевки теперь не нужен, только его наименование. Например, путевой лист грузового автомобиля № …;
• указание периода действия: открывающая дата, если водитель работает посменно; день выдачи с указанием окончания срока, когда действительность документа прекращается – командировка, превышающая сутки.
• данные об организации, собственнике грузового авто: правовой статус и наименование (например, ООО “Сокол”), адрес, телефон, ОГРН (для ИП вместо названия юрлица – ФИО предпринимателя);
• информация о грузовом автотранспорте: марка, госномер, в том числе, прицепа, когда есть; показания одометра (до отбытия с парковки, по возвращению назад) с указанием поминутного времени проведенного предрейсового техконтроля, заверенного подписью контролера, фамилии с инициалами;
• данные о водителе: ФИО и запись о пройденном предрейсовом медосмотре, заверенная подписью медика, осуществляющего медосмотр, с распечаткой фамилии с инициалами.

Примечание: Медицинский осмотр до отправки в рейс проходят все водители-перевозчики. О чем в путевом листе говорит запись врача. После рейса он обязателен для сотрудников, перевозящих опасные грузы. Отмечать в путевке его прохождение необязательно, но в журнал послерейсовых медосмотров необходимо записать результаты процедуры.

Путевой лист грузового автомобиля скачать бесплатно

Какой формат использовать для индивидуальной разработки:

• 4-С – типовой, межотраслевой подойдет практически всем;
• 4-П – повременной, если работа водителя оплачивается сдельно за доставку груза в определенную точку, когда заполняется отрывной талон заказчиком. Так как их только 2, то и пункты, куда отвозят товар, не должны превышать это количество.
• ПГ-1 – упрощенная форма для индивидуального предпринимателя.

В интернете можно найти новые формы путевого листа грузового автомобиля. Чем они отличаются от унифицированных стандартных бланков госкомстата:

1. Отсутствует место для печати организации в шапке, данные о стандарте формы от Постановления №78 в правом верхнем углу путевого листа.
2. Место стоянки, гараж заменено парковкой.
3. Есть специальное поле для записи пройденного предрейсового, иногда послерейсового медконтроля.
4. Блок размещения сведений о техосмотре грузового автомобиля до и после рейса: день, время до минут, данные одометра.
5. В остальном можно использовать имеющиеся блоки, если информация в них актуальна для конкретного перевозчика. Если добавите что-то, чего нет в оригинале, руководствуясь внутренней необходимостью компании, ошибки не будет. Это разрешено.

Путевой лист, составленный из таких блоков подойдет транспортной организации. Принимается к списанию горючего, учитывается налоговыми службами, что подтверждает Письмо Минфина №03-03-06/2/161 (25/08-09 г).

Порядок хранения документа

Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.

Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.

Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.

Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.

Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно

Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.

Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.

Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.

Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.

Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

• тип ТС,

• марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),

• государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),

• дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,

• дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

Электронный путевой лист

Применение электронных путевых листов факультативно.

Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

Электронный путевой лист:

1. подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:

   • лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
   • медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
   • лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
   • лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

   Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

2. обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

3. электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.

Порядок заполнения лицевой стороны

Здесь указывается объем, вид и код топлива в начале и конце смены. Здесь же следует написать сведенья о применяемом спецоборудовании и коэффициенты, которые отображают условия работы грузовика. Под данными ставят подписи ответственные лица.

Порядок внесения задания в путевой лист 4-С

В следующей графе диспетчер подробно расписывает задание для водителя, включая время и адрес подачи, а также тип доставляемого груза, название фирмы, во владении которой находится грузовое авто, тоннаж, километраж и общее число поездок. На основании данной информации рассчитывается нужный объем топлива. Результаты фиксируются в соответствующей графе. Ответственное лицо визирует это своей подписью.

Аналогичные сведенья указываются и на прицеп грузового автомобиля. На лицевой стороне документа следует написать государственный номер грузовика, его тип и марка, код с режимом работы бригады и колонны, гаражный идентификатор. Накануне поездки водителя осматривает медик, который принимает решение о допуске его на маршрут, ставя штамп на путевой лист (штамп отменен с 2019 г.). Механик проводит осмотр авто при выезде и возвращении на предмет его технического состояния. Он передает грузовик шоферу (по прибытию в обратном порядке, водитель передает авто механику), визируя свои действия передаточными подписями. Сведенья об инструктаже инспектора ГИБДД, случившемся дорожно-транспортном происшествии или ремонте указываются в графе «Особые отметки».

Кто заполняет путевой лист?

1. На каждое из средств передвижения, допущенных к эксплуатации, заполняется индивидуальный путевой лист, действующий одну смену. Если выход в рейс связан с командировкой продолжительностью более одной рабочей смены, то выдается на более длительный срок. Производится это диспетчером или иным лицом, назначенным приказом по организации, как ответственным за составление и учет путевых документов. В случае эксплуатации автомобиля несколькими водителями рекомендуется на каждого из них оформить отдельный документ.
2. Перед выездом автомобиля с парковки и при возвращении на неё в конце рабочего времени ответственное лицо указывает в путевом листе точные сведения о дате, времени и показания прибора учета пробега (одометра).
3. Обязательными являются и отметки медработника, допустившего водителя в рейс по результатам предварительного и послерейсового осмотра.
4. Контролер отмечает в документе пункт о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации.

Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году

1. В пункте «Сведения о перевозке» нужно указать вид сообщения и вид перевозки, согласно ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. К примеру, вид сообщения – пригородное, междугородное, международное; вид перевозки – регулярные пассажирские, по заказам и другие.
2. В сведениях о транспортном средстве нужно указать его марку (до этого заполняли только тип и модель).
3. Показания одометра нужно вносить в путевой лист при выезде с парковки и при заезде на парковку (ранее полные километры пробега требовалось указать только при выезде с парковочного места).
4. Добавилась отметка «Выпуск на линию разрешён», которая ставится ответственным должностным лицом после проверки технического состояния транспорта перед рейсом или сменой.
5. Журнал путевых листов можно вести в электронном виде. При этом его нужно будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью и обеспечить возможность его печати.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.

Размер штрафов:

• за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
• за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
• за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
• за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

	Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?

Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.

Вне зависимости от того, какую форму вы выбрали, оба бланка будут содержать в себе неполную информацию. Их нужно дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Модернизированный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.

• Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
• Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
• Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
• Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
• Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
• Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
• Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
• Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
• Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.

Похожие записи:

• Расположение дома на участке нормы на 2023 год
• Что можно строить на землях ЛПХ
• Миграционная амнистия для граждан республика Узбекистана в 2023 году