Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужны для открытия кафе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если ваш выбор пал на помещение, которое до этого не использовалось для общепита, рекомендуем обратиться за помощью к проектной компании. Обычные дизайнерские фирмы не помогут получить все нужные разрешения. Поэтому важно, чтобы такая компания была членом саморегулируемой организации (СРО) по проектным работам. Тогда она поможет:
— спроектировать;
— получить разрешение на реконструкцию;
— провести реконструкцию;
— получить разрешение на ввод в эксплуатацию;
— утвердить новый технический план для БТИ.
При открытии заведения с нуля вам придётся сотрудничать с инстанциями:
— СЭС — будьте готовы к соблюдению норм освещения, вентиляции, влажности, структуры и объёмов помещения.
— Пожарная инспекция — требует соблюдать противопожарную защиту, сигнализацию, план эвакуации, нормы вентиляции и тд.
— Энергосбыт и водоканал.
Плюсы готового помещения
Внутри всё оборудовано и обустроено, есть разделения: зал, туалеты, кухня и склад.
Это даёт:
— экономию на старте бизнеса;
— быстрое открытие и подготовку заведения;
— минимум времени потратите на получение документов и разрешений от всех органов: СЭС, электричество, пожарная служба, водоснабжение, энергосбыт и другие.
Для запуска своего бизнеса с таким помещением вам нужно будет решить только организационные вопросы:
— выбрать систему налогообложения;
— подать документы в налоговую;
— забрать разрешительные документы у арендодателя и отнести их в службы уже с договором аренды на ваше имя;
— перезаключить договоры на себя и назначить дату старта.
Наверное, минус такого варианта только один — скорее всего, не получится обустроить помещение под свои нужды и желания. Допустим, вы хотите открыть бургерную с баром. Но та часть помещения, которая уже выделена по плану под кухню, слишком мала. А ещё вам нужно место под бар. Но по нормам санэпидемслужбы вы уже не можете получить на это разрешение без перепланировки.
Все стараются добавить в меню алкоголь — это повышает оборот заведения и увеличивает круг потенциальных посетителей. Но для этого понадобится лицензия на розничную продажу алкоголя.
Лицензию выдают в Федеральной службе Росалкогольрегулирования, а документы её оформление принимаются в администрации субъекта РФ: области, края или республики.
Какие нужны документы:
— заявление о выдаче лицензии;
— оригинал или копия ИНН;
— копия свидетельства о регистрации юридического лица;
— квитанция об уплате госпошлины;
— оригиналы и копии учредительных документов;
— справка из ИФНС об отсутствии задолженности по уплате налогов и сборов (полученная максимум за 60 дней до подачи заявления);
— документ, подтверждающий полную оплату уставного капитала ООО;
— копия документа о регистрации ККТ;
— договор аренды (от года и более) или документы на помещение, зарегистрированные в Росреестре.
Сбор документов для регистрации в налоговой
Если вы зарегистрируетесь в качестве индивидуального предпринимателя, то получите право на реализацию исключительно слабоалкогольных напитков: пива, сидра и прочего. Если вы желаете реализовывать крепкий алкоголь и коктейли, требуется регистрироваться как юридическое лицо. Есть вариант выбора компромисса: непосредственно кафе с кухней работает как ИП, а бар зарегистрирован на ООО. Это как раз тот вариант, когда в заведении выдаются два чека: в отдельности по бару и по кухне.
ИП характеризуется простым ведением налогового и бухгалтерского учёта, но при этом налагает серьезную ответственность на собственника. Индивидуальный предприниматель отвечает личным имуществом за любые наложенные штрафы и санкции. Данная форма не целесообразна, если вы планируете владеть кафе вместе с партнерами или ваш инвестор является собственником части заведения.
Какие документы нужны для подачи в налоговую на запуск кафе? Актуальный перечень выглядит следующим образом:
- заявление;
- юридическому лицу необходимо предоставить протокол учреждения и устав общества в 2-х экземплярах и квитанцию об уплате государственной пошлины;
- паспорт;
- нотариальная доверенность для представителя (если это нужно).
Заполнение пункта «Виды деятельности ОКВЭД» для кафе выглядит так:
56.10 — работа ресторанов и доставка продуктов питания.
Общий блок, из которого вам нужно выбрать уже конкретные коды, соответствующие вашему варианту бизнеса. Например:
-
56.10.1 — работа ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием, кафетериев, ресторанов быстрого питания и самообслуживания;
-
56.10.21 — работа предприятий общепита с возможностью сервиса «на вынос».
Форму налогообложения нужно выбирать, исходя из планируемого оборота, количества сотрудников и условий деятельности. Среди возможных вариантов:
- ОСНО;
- УСН, ЕНВД, ЕСХН и патент для ИП.
Если вы рассчитываете на солидную прибыль от кафе, лучше сразу выбрать ЕНВД или патент. Расчет ЕНВД происходит в зависимости от метража зала обслуживания, которая, в свою очередь, соответствует такому документу, как паспорт БТИ. Значение патента определяется только видом деятельности, доходность заведения никак не влияет на налоговую ставку.
Если от работы кафе ожидается небольшая прибыль, то оптимальнее перейти на УСН, где налоговый процент зависит исключительно от общих доходов.
Заявление с выбранной формой налогообложения желательно подавать в налоговую вместе со всеми документами.
При открытии кафе все стараются добавить в меню алкогольную продукцию, которая увеличивает оборот заведения и привлекает в него больше посетителей. Но для этого требуется получение лицензии на розничную реализацию алкоголя.
Лицензия выдается в администрации российского субъекта: области, региона, края или республики. Для этого понадобится представить следующие документы:
- заявление;
- оригинал или копию ИНН;
- копию свидетельства о регистрации юрлица;
- квитанцию об уплаченной госпошлине;
- оригиналы и копии учредительных документов;
- документ, который подтверждает полную оплату уставного капитала общества;
- договор аренды (от 1 года и более) или документы на помещение, прошедшие регистрацию в Росреестре.
Бухгалтерские документы
На момент открытия кафе вы должны иметь:
- счета и накладные на полученное сырье, полуфабрикаты и готовые продукты;
- счета, акты и сертификаты на оборудование.
Все остальные бумаги, в том числе ответы в налоговую инспекцию появятся во время работы кафе (после запуска предприятия).
Для работы с клиентами вам понадобится кассовый аппарат, а для работы с поставщиками и корпоративными клиентами нужно открыть расчетный счет.
Для открытия р/с собственнику предприятия (для ИП) или директору (для ООО) нужно лично идти в банк с пакетом основных документов и приказом о назначении первого руководителя кафе (для ООО).
Для приобретения и законного использования кассы (на сегодня настоятельно рекомендуют все службы покупать онлайн-кассы) понадобится:
- договор покупки и обслуживания кассы;
- договор покупки и обслуживания чипа памяти, сохраняющего фискальную информацию;
- договор оказания интернет-услуг;
- регистрация кассы в налоговых структурах.
Без кассы можно обойтись, если вы будете выписывать клиентам штрафы из набора документов строгой отчетности. Но это возможно для индивидуальных предпринимателей, работающих по патентной системе или выплачивающих налоги по системе ЕНВД,
Предприятие не может считаться официально открытым, если вы его не зарегистрировали в ФНС. Для Общества с ограниченной ответственностью, вам нужно предоставить в эти структуры пакет документов:
- заявление;
- правоустанавливающие документы на кафе, как на бизнес;
- копия паспорта (паспортов) учредителя (учредителей);
- квитанция об оплате госпошлины;
- письмо от собственника помещения, гарантирующее, что оно находится у вас в аренде и что у вашего кафе будет юрадрес.
Если вы планируете переходить на УСН, не забудьте уведомить об этом инспектора.
Если вы выбрали работу в роли индивидуального предпринимателя, вам понадобится собрать меньше бумаг:
- заявление;
- копия паспорта;
- квитанция о внесении госпошлины;
- ИННН предпринимателя.
Мы обещали рассказать о Уголке потребителя. В этом пункте мы выполним обещание, а еще пробежимся по основным документам:
- кадровым;
- для СЭС (требуются при проверке): журналы, инструкции, приказы;
- для пожарной инспекции (требуются при проверке): журналы, инструкции, приказы.
Для грамотного оформления Уголка потребителя нужно подготовить:
|
Сведения о кафе |
Законодательные акты |
Сведения о контролирующих органах |
Дополнительная информация |
|
Копия Устава (для ООО) |
Закон о защите прав потребителей Закон |
Сведения о контролирующих органах (Госпожнадзоре, СЭС) с телефонами горячей линии |
Меню с указанием веса блюд и его описание, заверенное руководителем (ТТК или технико-технологическая карта |
|
ИНН (копия) |
Правила торговли |
Прайс |
|
|
Название кафе |
Схема действия при возгорании |
||
|
Контактные данные руководства каф |
Книга отзывов и предложений |
||
|
Лицензии и сертификаты |
|||
|
График работы кафе |
Какие документы нужны для открытия кафе: получаем согласования и разрешения
Каждый этап, приближающий вас к открытию кафе, сопровождается сбором определенных документов. В определенных структурах необходимо получить разрешительные документы, что само по себе долго и нервозно.
Если вы решились на открытие кафе там, где ранее уже действовало подобное заведение, и выбранное вами помещение является приспособленным, необходимо будет только документы переоформить на свое имя.
Получить разрешение, чтобы открыть кафе в помещении, не приспособленном к этому, получиться не быстро. По этой причине есть смысл в обращении к специализированным организациям за помощью в подготовке необходимых документов.
Основные ведомства, с которыми согласуется открытие кафе, — это:
- СЭС (Санитарно-эпидемиологическая служба).
- Пожарная служба.
- Органы местного самоуправления (местная администрация), которые разрешают либо отказывают в открытии кафе на основании заявления и документов, дающих возможность пользоваться помещением.
Приобретение качественного кухонного оборудования – это один из ключевых этапов открытия ресторана. От качества оборудования и инструментов зависят производственные мощности кухни, организация рабочего процесса и даже вкус блюд. Именно поэтому нужно ответственно подойти к выбору. Заранее ознакомьтесь с опытом других рестораторов и их отзывами на эту технику. Изучите различные коммерческие предложения поставщиков кухонного оборудования. Подберите несколько вариантов и сравните соотношение цены и качества. Излишняя экономия ни к чему, однако и покупка самого дорогого оборудования еще не гарант успеха.
Особое внимание уделите такому параметру, как гарантийное обслуживание, и с какого момента оно исчисляется. Если с момента продажи, то вы рискуете потерять те несколько гарантийных месяцев, когда оборудование фактически простаивает, пока вы решаете бумажные вопросы и затягиваете с открытием. Естественно, выйдет из строя такое оборудование аккурат после истечения срока бесплатного ремонта.
Снизить затраты на оборудование можно, если приобретать б/у технику. С этим способом нужно быть осторожным: можно нарваться на низкокачественное, сломанное, бракованное оборудование без всяких гарантий. И все же иногда на рынке можно найти выгодное предложение, когда практически новый комплект кухонного оборудования продают рестораторы, чей бизнес провалился. Поэтому изучите объявления на сайтах.
Одним из подготовительных этапов является поиск поставщиков сырья. Основным требованием к поставщикам выступает поставка качественной и свежей продукции точно в срок по согласованному графику. Сбои поставок могут нарушить работу ресторана, ведь отсутствие многих блюд из меню вряд ли понравится посетителям. Поэтому так важно, чтобы свежие ингредиенты всегда присутствовали на кухне.
Все используемые продукты должны соответствовать требованиям ГОСТов. Чтобы понять, какой объем ингредиентов нужно покупать, вам понадобится технологическая карта и прогноз продаж. Рассчитать точный объем закупки достаточно сложно. Вы не сможете предугадать выбор посетителей – особенно на старте. Со временем благодаря анализу заказов вы поймете, какие блюда и в каком количестве выбирают ваши гости. А на первых порах следует полагаться на опыт других рестораторов и примерные расчеты. Первую закупку продуктов советуем делать небольшого объема, чтобы снизить риск порчи продуктов. Кроме того, когда делаете закупку впервые, разбейте заказ на небольшие партии у разных поставщиков. Так вы сравните качество продукции, сможете оценить условия сотрудничества и выбрать наиболее выгодный вариант.
По отдельным категориям поставок, обеспечивающим основное меню, лучше заключать эксклюзивные договора с одним надежным поставщиком. Закупки рекомендуется осуществлять часто и небольшими партиями – это увеличит затраты на доставку, но снизит риск порчи продуктов и упростит их хранение. При подписании договора, ознакомьтесь со всеми условиями сотрудничества. Обратите внимание, что транспортные расходы на поставку ингредиентов ложатся на рестораторов. Поэтому выбирайте поставщиков, исходя из территориальной близости; тогда сэкономите на доставке.
Учитывайте риск порчи продуктов. Из-за чего это может произойти:
-
низкий спрос на отдельные позиции в меню;
-
ошибки планирования закупок;
-
поломки оборудования для хранения;
-
нарушения правил хранения.
Анализ целевой аудитории и конкурентов
При составлении плана (пошаговой инструкции) на открытие бизнеса — маленькой кофейни с нуля, необходимо определиться с типом клиентов, которые будут посещать заведения. В зависимости от возраста и материального положения, будет определяться тип точки и цены на напитки. К примеру, люди с доходами выше среднего уделяют много внимания обслуживанию и дополнительным услугам. Например, наличию посадочных мест и wi-fi. По такому же принципу составляется меню и определяется стоимость каждой позиции.
После того как получена примерная картина целевой аудитории, стоит изучить работу конкурентов. Для этого проводится SWOT-анализ, вычисляются сильные и слабые стороны их заведений.
Сколько нужно денег, чтобы открыть кофейню
Чтобы рассчитать необходимые затраты, требуется учитывать вид точки, а также ее площадь. Для небольших заведений она обычно составляет 6-10 квадратных метра. Прежде всего следует оценить стоимость аренды помещения. В среднем она составляет около 50 тысяч рублей. Ставка меняется в зависимости от расположения объекта. В центре города он будет значительно дороже, чем на окраине.
Однако снять здание для кафетерия. Необходимо его оборудовать, чтобы сделать пригодным для использования. Работа не будет возможной без монтажа стоек и подключения оборудования к сети. Эта статья расходов достигает примерно 120 тысяч рублей.
Считая, сколько нужно денег для открытия кофейни, стоит учитывать и стоимость техники: кофемашины, холодильника, кофемолки, весов, сифона для сливок, смесителя для воды, микроволновой печи. Сумма составит около 330 000.
Средства нужны и на общие расходы:
- кофе;
- сахар;
- стаканчики;
- молоко;
- сливки;
- трубочки.
Это обойдется начинающему предпринимателю в 100 000. Также необходимо купить видеокамеры и лицензионное программное обеспечение. Это еще 60 000. Кроме того, будет нужна полиграфия и брендирование заведения. Эта статья расходов составляет примерно 30 000.
На основе этих цифр можно посчитать, сколько стоит открыть свою маленькую кофейню с нуля (мини-кафетерий).
|
Наименование |
Сумма в рублях |
|
Производство |
120 тыс. |
|
Создание торгового острова, ремонт, подключение к сетям |
120 тыс. |
|
Общие расходы |
100 тыс. |
|
Внесения залога по аренде |
50 тыс. |
|
Арендная плата за первый месяц |
50 тыс. |
Шаг 6. Оформление документов
Перечень документов для открытия кафе, представленный далее, может быть другим. Все зависит от города и специфики помещения.
После подписания договора аренды помещения потребуется оформить:
-
Заключение ГУ МЧС об исправности пожарной сигнализации, системы пожаротушения, вентиляции, а также наличии плана эвакуации.
-
Договор с соответствующей конторой на вывоз мусора. За выброс мусора в обычный мусорный бак прилетит штраф до 250 тыс. рублей или кафе закроют на три месяца.
-
Разрешение на работу от службы СЭС – договор с организацией на уничтожение всякого рода вредителей, плесени и т.д.
-
Если собираетесь торговать крепким алкоголем, потребуется оформление лицензии. Пиво, сидр, медовуху крепостью не более 6 градусов, можно продавать без лицензии.
-
Разрешение на вывеску (если требует местная администрация).
Шаг 7. Поиск поставщика оборудования и поставщика продуктов
В 2022 году из-за санкций разрушились наработанные годами логистические цепочки, поставщики оборудования повысили цены на 20-30%. А многие поставщики продуктов и оборудования вообще перестали работать на российском рынке. Напрашивается вывод – проще существовать тем кафе, которые минимально зависят от импорта.
Поэтому в общепите возникли новые тренды:
-
Импортозамещение (иначе, локальность) – абсолютный тренд. Исчезнувшие из продажи продукты предприниматели стараются замещать местной фермерской продукцией. К тому же, использование только отечественного сырья удешевляет себестоимость блюд.
-
Совместные закупки. Такое объединение помогает бизнесменам существенно экономить на доставке.
Для молодых ресторанов набор квалифицированных сотрудников может стать серьезной проблемой. Если предполагается открыть свой ресторан с нуля, стоимость которого будет исчисляться миллионами, тогда нет проблем — в амбициозный проект пойдет и шеф с именем.
Для всех же остальных открыт рынок труда. Средние и высшие учебные заведения выпускают немало талантливых специалистов, которые смогут расти вместе с заведением. Не стоит забывать про стажировки и мастер-классы.
Для большого ресторана площадью 250 м² потребуется:
- Директор ресторана — 1
- Шеф-повар — 1
- Су-шеф — 2
- Повар-универсал — 4
- Главный бухгалтер — 1
- Кладовщик — 1
- Водитель экспедитор — 1
- Менеджер зала — 2
- Официант — 6
- Бармен — 2
- Уборщица — 2
- Посудомойщица — 2
Каким должно быть помещение для открытия кафе?
Выбирая помещение, учитывайте:
- Проходимость лиц, живущих в регионе, где предполагается открывать кафе. Предпочтительно выбирать места прогулок, центральные парки, улицы с большим скоплением людей.
А вот аэропорты, автостанции и ж/д вокзалы – не лучший вариант. Там хотя и высокий % проходимости, но клиентов, по сути, мало.
- Настроение граждан (конверсия возможных клиентов в реальных).
- Наличие вблизи аналогов, конкурентную среду.
- Закрытое/открытое пространство. В закрытых заведениях количество аудитории ограничено, зато она предпочитает проводить здесь много времени.
Преимуществом открытых площадок является большой поток посетителей, но их пребывание, как правило, скоротечно.
- Подойдут ли спальные районы. Да, если упор делается на тех, кто любит вблизи от дома позавтракать или поужинать, а также если предприниматель хочет сэкономить на аренде помещения под кафе.
Будет идеально, если вы имеете в собственном распоряжении помещение. В противном случае, придется его купить либо арендовать. Приобретают объект недвижимости обычно те, у кого для этого уже есть достаточная сумма денег. Брать для этой цели кредит не целесообразно.
Но иногда и аренда выходит дорого, достигая половины расходов на открытие кафе + переуступка прав обходится немало, если у выбранной вами площадки уже имеется арендатор. Владельцами помещений выступают физлица или муниципальные органы. Если здание государственное, вы сможете арендовать его через аукцион.
Заключая договор аренды, нужно быть осторожным. Если открытие кафе увенчается успехом, к вам «повалит» клиентура, арендатор может поднять арендную плату, передать площадку другому лицу или вовсе выставить ее на продажу.
Где лучше всего арендовать помещение?
Итак, если вы интересуетесь тем, как открыть свой ресторан или кафе, стоит понимать, что выбор места его расположения зависит от того, на каких клиентов рассчитано ваше заведение.
Небольшое кафе с быстрым обслуживанием и доступными ценами можно открыть в торговом центре, коммерческом районе города, а также возле общежитий или образовательных заведений (университетов). Здесь работники и студенты смогут выпить чашечку кофе с утра и быстро пообедать.
А вот дорогие рестораны будут уместны в туристическом центре города или, например, на окраине, в спокойном районе возле парковой зоны. Здесь посетители смогут отдохнуть, повеселиться, не спеша насладиться превосходной пищей.
Если вы открываете кафе в спальном районе, то приготовьтесь к тому, что основной поток посетителей буден наблюдаться в вечернее время, после работы.
Кроме того, желательно выбирать места с низкой конкуренцией. Следите за тем, чтобы рядом с вашим заведением не было кафе или ресторанов с такой же ценовой политикой.
Оборудование для кафе и ресторана
Еще один важный вопрос — необходимое оборудование для кафе. Здесь вам понадобятся барные стойки, холодильники для напитков, а также аппарат для приготовления кофе, электрический чайник или оборудование для кипячения воды. В идеальном варианте у вас должен быть и ледогенератор, что очень удобно в жаркое время года.
Обязательно позаботьтесь о достаточном количестве столовой посуды: тарелки, кружки, стаканы для соков и алкогольных напитков, столовые приборы (вилки, ложки, ножи) должны присутствовать в изобилии. Вам также понадобятся салфетницы, подносы, сахарницы и т. д.
Все чаще в ресторанах и барах используют различные компьютерные программы, которые помогают следить за счетами, бухгалтерией, а также снижают вероятность краж среди сотрудников.