Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Общие правила изменений в трудовой
Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.
Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.
Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.
Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.
Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.
Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.
Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.
Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.
В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Нужно ли пропускать строку при заполнении трудовой книжки
Оформление книжки осуществляется на любого работающего гражданина, который трудится в организации больше пяти дней. Попросту это значит, что работник никогда раньше не занимался трудовой деятельностью, а это предполагает то, что именно нынешний работодатель должен завести на имя работника трудовую книжку.
Конечно, подобное положение вещей может не слишком радовать работодателя , но повторимся, именно он несет ответственность в равной степени с сотрудником отдела кадров за её заполнение.
на строке под печатью предыдущей организации об увольнении можно писать — о принятии в другую фирму) номер по порядку дата принят приказ от 00.00.0000. И никаких печатей после записи о принятии.
Читайте «Инструкцию по заполнению тр.
а потом у людей года вычёркивают при назначении пенсий В них надо читать п.3.1 При внесении сведений о работе сначала указываются в соответствии с уставом или положением об организации полное или сокращённое (при его наличии) наименования организации, которые пишутся в виде заголовка в графе 3.
Порядок внесения записей в трудовую книжку работника регулируется Постановлениями Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В этих документах говорится, чтобы работодатель не оставлял пустые строки между записями.
Но печать, проставленная при увольнении, занимает определенное количество строк и это считается нормой. При этом они не считаются пустыми, так как заняты печатью – обязательным реквизитом для оформления увольнения (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 РФ № 225).
По общему правилу, при внесении записей о работе в трудовой книжке работника не рекомендуется оставлять пустые строки между увольнением и приемом, но это допускается, в случае, когда строки заняты печатью предыдущей организации.
Таким образом, Вы можете внести запись о приеме в организацию на следующей свободной сроке после печати.
Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.
Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.
Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Законодательство РФ не запрещает при необходимости вносить изменения в трудовую книжку. Порядок, по которому происходит восстановление пропущенных записей законодательно не предусмотрен. Поэтому воспользоваться можно общим утвержденным порядком по внесению записей в трудовую и исправлению в ней ошибок.
Исправлять ошибки в трудовой должен тот работодатель, который эту ошибку допустил. Однако, это может сделать и тот работодатель, которым ошибка была обнаружена и у которого работник трудится в настоящее время. Однако, для этого в качестве основания ему потребуется надлежащим образом оформленная справка.
Справку должен предоставить работодатель, допустивший эту ошибку. Использовать в качестве подтверждения данной информации показания свидетелей нельзя. То есть устное свидетельство работника или иных лиц не является основание для внесения пропущенной записи в книжку. В качестве такого основания может выступать только официальная справка.
Важно! Вносить исправления в книжку простым зачеркиванием неверной записи нельзя. Это относится как к разделу «Сведения о работе», так и к разделу «Сведения о награждениях».
Если вернуться к нашей ситуации, то недействительной информации в книжке не содержится, а просто имеется факт пропуска одной записи (в нашем примере это перевод сотрудника в другое подразделение).
Поэтому пропущенная запись вносится следующей после заключительной записи в книжке. При этом применяется тот же порядок, который предусматривается Правилами и Инструкцией. Таким образом будет нарушаться срок внесения записи и хронологический порядок всех записей. Но какого-либо иного порядка для внесения пропущенной записи в трудовую нет (
Выдан вкладыш в трудовую книжку: образец записи
После этого вносится верная запись без пропусков строк. В четвертой графе фиксируется указание на соответствующую документацию, которая является подтверждением слов (приказ, решение и так далее). Важные требования Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам.
На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне.
Популярные вопросы Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как оформить вкладыш в книжку При выдаче вкладыша в трудовой поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки. Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой книжки.
Ошибки в трудовых книжках
Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.
Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.
В трудовой возможны следующие ошибки:
- неверная информация внесена на титульный лист;
- внесены неверные сведения на другие страницы книжки;
- пропущена запись в трудовой книжке.
Ошибки на титульном листе трудовой книжки недопустимы, в некоторых случаях бланк такой трудовой книжки считается испорченным. При этом составляется соответствующий акт, на основании которого и происходит уничтожение книжки. После этого выписывается новый бланк трудовой, а затраты на нее оплачивает работодатель.
Если ошибки допущены на других листах книжки, то исправления допустимы и имеют определенный порядок. Ошибочная информация признается недействительной, после чего путем внесения новой записи вписываются верные сведения. Нумерация записей при этом должна быть сквозной.
Большие сложности у кадровика возникают, когда ошибкой является пропущенная запись и ее требуется в книжку внести. Причем возможен пропуск следующей информации:
- наименование работодателя;
- сведения о переводе работника;
- запись о службе в армии;
- иная информация.
Обязанность работодателя
Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.
Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.
Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.
- На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
- При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
- Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
- Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
- Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки
- Инструкция по ведению трудовых (Постановление Минтруда).
- ТК России>
- Правила ведения трудовых книжек (Постановление правительства)>
Фиксирование информации в книжке работника начинается с прихода гражданина на предприятие. Работодатель выдает новый бланк (с последующим взиманием платы за него), затем начинается оформление. Есть несколько аспектов, касающихся этих действий:
- информация на титульнике>
- информация о работе сотрудника>
- информация о награждениях.
Главная страница, благодаря которой можно узнать многое о специалисте, лишь взглянув на нее, – это титульный лист. В ней идет запись личной информации о работнике:
- фамилия>
- специальность.
- профессия>
- дата рождения>
- отчество>
- имя>
- образование>
Затем оформляется прием гражданина на определенную должность.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.
В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения. Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.
На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.
Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.
В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.
Исправления на титульном листе
Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.
Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.
Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.
Пустые строки в трудовой книжке — нарушение?
Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.
На этой странице должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
- внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.
Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:
- вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
- награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
- поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
Что делать, если в трудовой книжке осталось две свободные строки?
Записывая данные в рабочую книжку, необходимо понимать, что она является особенным документом для самого владельца и для руководителя. Поэтому все записи фиксируют предельно внимательно по правилам, установленным законодательством. Существует множество ситуаций, где совершаются ошибки, недочеты, так как документ заполняется от руки.
Инфо
Одной из актуальных является проблем, можно ли пропускать строки в трудовой книжке. Особенности заполнения трудовой книжки Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах. Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей).
Нужно ли делать отступ в трудовой книжке между записями
Так или иначе, но именно эти правила называются инструкцией для работников отдела кадров (или методическими рекомендациями), а также они содержат полный перечень правил, на которых основывается заполнение трудовой книжки. Фото записи в трудовой книжке Образцы записей в трудовой книжке вы можете видеть на фото: Кто имеет право заполнять книжку? Конечно, абсолютное право на заполнение трудовой книжки имеет только сотрудник отдела кадров или работодатель. Кадровик это тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит непосредственное ведение трудовых книжек, так как по правилам он должен знать все нормы их ведения и хранения.
Что касается работодателя, то при отсутствии сотрудника отдела кадров, на него ложится функция по ведению трудовых и все вот почему – по сути именно работодатель должен ставить запись в трудовой.
Делается ли отступ при новой записи в трудовой книжке
Внимание
Но многие работники, да и сотрудники отдела кадров, почему то требуют его подачи. Поэтому если в вашей организации есть такое требование, составьте это заявлении в произвольной форме. Если же у вас в организации существует, какая то установленная форма – то воспользуйтесь образцом заполнения.
Важно
Отметки в трудовой книжке Какие моменты в ней отражаются? В трудовой книжке делаются несколько записей. Кончено – это записи о приеме на работу. Во вторых – это записи о награждениях. Если же работник совершил проступок, эти записи тоже имеют место быть и наконец, записи об увольнении.