Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года вступят в силу новые правила распространения бланков трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Что делать со старыми бланками трудовых книжек
Новая форма бумажной трудовой книжки и порядок ее заполнения и хранения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При этом бланки трудовых книжек нового образца введены в действие только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Поэтому, несмотря на то, что с формой нового бланка трудовой книжки все организации ознакомились еще в 2021 году, применять его стали только с начала 2023 года.
Но и здесь есть нюанс. Если у вас есть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Иными словами, до тех пор, пока у вас не закончатся ранее приобретенные бланки трудовых книжек, закупать бланки нового образца не надо.
Трудовую книжку можно оформлять на бланке образца 2003 года (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в настоящее время утратило силу).
Запас бланков трудовых книжек образца 2003 года в организации может не закончиться довольно продолжительное время. Дело в том, что чаще всего организациям требовались бланки трудовых книжек в случае принятия на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, то есть ранее нигде не работал. И именно первый работодатель обязан был оформить такому работнику бумажную трудовую книжку.
Сейчас действует следующее правило – если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года (п. 8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, с 2021 года работодатель не оформляет бумажные трудовые книжки новичкам, у которых отсутствует трудовой стаж.
Бланк трудовой книжки потребуется оформить в случае. если сотрудник на момент трудоустройства в организацию уже имел трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка у него отсутствует, например, по причине утраты или порчи (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Также бланк трудовой книжки понадобится для оформления дубликата документа. Правила оформления дубликата трудовой книжки определены в разделе 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда № 320н.
Бланки вкладышей в трудовую книжку могут закончиться быстрее. Вкладыш оформляется в том случае, если в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены. Учитывая, что в бланке трудовой книжки образца 2003 года для раздела «Сведения о работе» отведено только 10 разворотов (в бланке нового образца – 14 разворотов), страницы данного раздела заканчиваются довольно быстро. И часто приходится оформлять даже не по одному вкладышу в трудовую книжку.
Бланками вкладышей образца 2003 года вы можете пользоваться до тех пор, пока они у вас не закончатся, а потом приобрети уже бланки нового образца.
Также обращаем внимание, что переоформление действующих трудовых книжек не требуется. Если новый работник принесет вам трудовую книжку образца 2003 года или более ранних образцов (например, работник представит трудовую книжку колхозника), вы должны сделать запись и приеме на работу в предъявленной трудовой книжке. Заводить трудовую книжку на новом бланке не надо.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).
Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.
При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).
При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).
Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.
Что будет за нарушение правил?
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:
- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Записи в учете при покупке бланков
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
| Назначение операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Произведена оплата за бланки | 60 (76) | 51 |
| Отражено оприходование бланков | 10 | 60 (76) |
| Учтен НДС от поставщика | 19 | 60 (76) |
| Бланки приняты на забалансовый учет | 006 |
В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года
С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.
Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.
Образец заявления об утере трудовой книжки
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.