Распространенный прием при написании акта. Образцы актов. Что такое акт

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Распространенный прием при написании акта. Образцы актов. Что такое акт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

• Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
• Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

• Прием-сдача ценностей и документов.
• Инвентаризация.
• Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Общие правила оформления

Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:

1. В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации, проверки осмотра, обследования.
2. Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
3. Следует указать название документа.
4. Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
5. В каждом документе даётся основание для заключения документа.
6. В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
7. Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
8. Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
9. Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
10. С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
11. Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Деловая бумага заключается между юридическими и физическими лицами на основании проведения работ или оказания услуг. Она подтверждает их приём заказчиком и служит основанием для оплаты.

Материал должен быть оформлен на определённом бланке и соответствовать требованиям ст. №402 ФЗ РФ, которых немного. Оформить деловую бумагу несложно. Как правильно составлять «Акт выполненных работ (оказанных услуг)»? В материалах должны присутствовать реквизиты:

• название организации;
• точное наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• реквизиты заказчиков и исполнителей;
• точное описание работ, услуг с указанием их стоимости;
• перечисление всех присутствующих лиц с указанием необходимых реквизитов;
• печати, подписи всех вышеуказанных лиц, расшифровка подписей, указание персональных данных, что требуется для идентификации личности.

Итоговым документом проверочных мероприятий считается «Акт проверки». Он имеет строго установленную форму, порядок заполнения. Формы актов проверок рассматриваются в Ст. № 294 ФЗ РФ. Оспаривается документ посредством административного иска. Как правильно составлять «Акт проверки»?

Заключается документ специальной комиссией. Может потребоваться гриф утверждения руководителя организации. Основанием для проведения проверки служат распорядительные акты. Основные реквизиты при составлении деловых бумаг следующие:

• название организации;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• члены комиссии, их персональные данные;
• документы, которые послужили основанием для проверки;
• выводы и предложения комиссии;
• подписи и печати.

По количеству и качеству

В сфере товарного оборота приемка ТМЦ удостоверяется отдельной бумагой, если имеется договор поставки. Последний регулируется Гражданским Кодексом в ст. 506-524. Благодаря ему поставщик обещает доставить выкупаемые покупателем товары в определенное число. Оба бланка подписываются в двустороннем порядке.

В целом участники договорных отношений могут самолично определять содержимое сопроводительной документации. И вносить обговоренные коррективы. Выбирать документ «приемка-передача» или обсуждаемое здесь приложение. В них обязательно прописывается количественный показатель и мера измерения, а также характеристики ТМЦ. Можно специально сформировать комиссию по приему, для установления соответствия этим параметрам. Особенно насущно это при больших габаритах поставки или множественности входящих в нее единиц.

Инструкция по написанию

Этот документ предоставляет обычно поставляющее лицо. Соответственно, используются для этого собственные бланки. Если говорить о товарообороте между двумя торговцами, то используемые ими варианты могут отличаться. Например, когда речь идет о поставке оборудования и софта другому предпринимателю для организации его деятельности (учета продукции и отладки процесса продаж). Такая документация чаще не отправляется на согласование. В первую очередь в нем заинтересован именно поставщик («продажник»). Поэтому он и предлагает подписать отправляемую им бумагу. Форма акта приемки-передачи товара от покупателя не распространена. Хотя никто не запрещает обговаривать эти нюансы заблаговременно.

Общие правила оформления

Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:

1. В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации, проверки осмотра, обследования.
2. Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
3. Следует указать название документа.
4. Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
5. В каждом документе даётся основание для заключения документа.
6. В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
7. Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
8. Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
9. Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
10. С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
11. Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.

Образцы актов в сфере договорных отношений

Акт – это документ, подтверждающий факт выполнения возложенных обязанностей в силу договора или иного обязательства. В договорных отношениях составление акта может быть прямо предусмотрено Гражданским кодексом РФ (акт приема-передачи недвижимого имущества), самим договором (акт оказания услуг).

Решая вопрос о целесообразности составления того или иного документа после окончания действия гражданско-правового договора, важно учитывать и судебную практику. Например, акт приемки выполненных работ часто принимается судами в качестве единственного доказательства по гражданскому делу об объеме, качестве и сроках оказания работ. Все нюансы составления актов в сфере основных гражданско-правовых договоров Вы найдете на нашем сайте.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Что говорит закон о форме акта приемки

Законодательно установленной формы акта выполненных работ нет, кроме утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 форм КС-2 и КС-3. Эти формы разработаны для организаций, работающих в ремонтно-строительной сфере.

Но Постановление не было должным образом опубликовано, следовательно, эти документы не обязательны в использовании. Организации имеют право как пользоваться утвержденными формами, так и самостоятельно разрабатывать свои акты.

Это касается строительства. И если здесь приемочные документы более-менее регламентированы, то в остальных сферах подрядных отношений — полная анархия. Для выстраивания отношений заказчика и исполнителя можно пользоваться статьей ГК РФ 720.

В ней четко разъяснены права и обязанности обеих сторон при приемке. Здесь же указаны некоторые моменты, которые должны содержаться в акте либо ином документе, удостоверяющем прием выполненной работы или услуги.

Что должен содержать акт приема

Акт выполненных работ подтверждает выполнение договорных обязательств. Подпись заказчика доказывает, что он не имеет претензий к сроку, качеству и объему.

Составляется документ в двух экземплярах, заверяется подписями обеих сторон. Если в договоре участвуют организации, то ставятся печати. В акте обязательно указывают дату составления, номер, приложением к какому договору он является.

Полностью расписывают наименование контрагентов. Если это физлица, то нужны ФИО, паспортные данные, адрес. Если организации — сведения в соответствии с учредительными документами. Названия контрагентов в акте должны совпадать с указанными в договоре.

Максимально полно расписывается выполнение работ. Часто их оформляют в виде таблицы с несколькими столбцами. Отдельными пунктами списка или в столбцах указывают: объем, единицы измерения, стоимость каждого вида, срок выполнения.

Некоторые стороны включают в текст документа столбик «замечания заказчика». Общая стоимость указывается с НДС. Сумма в рублях пишется прописью, копейки цифрами.

После описания выполненных работ в акте указывают дату его подписания, данные договора, в рамках которого он оформляется и номер счета для оплаты. Подписи должны быть расшифрованы, оттиски печати четкие.

Как правило, документ заканчивается формулировкой о том, что все произведено в срок и заказчик не имеет претензий к качеству и срокам выполнения. Подпись клиента под этими словами означает исключение любых спорных вопросов впоследствии. Поэтому принимайте выполненные работы максимально внимательно и, если есть недоработки или вопросы к качеству, решайте их до подписания акта.

Если обнаружены недостатки, их можно указать здесь же, в тексте документа. Подрядчик должен будет их устранить. Исключения составляют скрытые дефекты, которые невозможно увидеть при визуальном осмотре.

Такие недочеты подрядчик обязан устранить и после подписания акта приемки выполненных работ. Гражданский кодекс говорит о разумных сроках обнаружения скрытых недостатков. Это:

• гарантийные сроки, установленные договором;
• в соответствии со ст. 477 ГК РФ, два года с момента передачи;
• сроки, установленные ст. 19 Закона о защите прав потребителей.

Для чего нужен данный акт

Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.

Из перечня выполненных работ составляют таблицу. В документе фиксируют и то, что работы выполнены должным образом и у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.

В случаях, если заказчик остался недоволен качеством произведенных работ, это следует также отразить в акте с подробным перечислением выявленных недостатков, а также указанием сроков по их устранению.

Типовой формуляр акта

Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.

Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:

1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.

Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:

2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:

3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).

4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).

5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного.

Чтобы акт любого рода получил юридическую силу, он должен быть правильно оформлен. И стандартные бланки, и унифицированные формы обладают рядом схожих моментов. Часть из них были перечислены выше, но нужно более подробно описать непосредственно порядок оформления документа.

Пошаговая инструкция по составлению акта (по мере заполнения сверху вниз):

1. Заголовочная часть, или «шапка» документа содержит реквизиты составителя. Для физических лиц можно ограничиться ФИО и общими паспортными данными. Юридические лица указывают полное наименование организации и структурного подразделения, а также ФИО и должность уполномоченного лица. В завершении заголовочной части указывается непосредственно заголовок документа (например: «Акт инвентаризации товара на складе»).
2. Непосредственно текст акта включает три составляющие:
   1. Введение. Здесь указываются сроки, в течение которых комиссия должна выполнить свою работу, а также ее цели и задачи. Так же во введение вносится основная информация о первоначальном документе, послужившем основанием для осуществления проверки. Кроме того, здесь нужно перечислить членов комиссии, и лиц, которые помогали при их деятельности.
   2. Констатирующая часть. В ней описывается ход работы комиссии, и результаты ее деятельности, наряду со сделанными выводами и рекомендациями.
   3. Оформляющая часть. Здесь размещаются подписи председателя и членов комиссии, в том же порядке, как они были указаны во введении (только без указания занимаемой должности). Подписываться должны все согласившиеся с выводами, сделанными данным актом. Если есть несогласные, рядом с их подписью нужно вписать «особое мнение члена комиссии прилагается» (это предполагает оформление соответствующего приложения). Так же в оформляющей части нужно указать число экземпляров данного документа и местонахождение каждого экземпляра.

После проставления всех подписей и печатей, документ считается действительным.

Что такое акт приема и передачи товара.

Акт приема-передачи товара – документ, который составляется в ходе хозяйственных операций при исполнении договоров купли-продажи или поставки.

Особенности акта:

• Не имеет строго установленной законодателем формы.
• Обычно составляется в форме таблицы.
• Должен содержать основные реквизиты, прописанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
• Составляется исходя из особенностей товара.
• Является зачастую дополнением к основному договору.
• Составляется при непосредственной передаче товара.
• Составляется в нескольких экземплярах – по количеству контрагентов.
• Оформляется в присутствии всех сторон сделки, должен содержать подписи всех ее участников.

Для чего нужно делать к договору акт приема-передачи?

1. В акте фиксируется состояние имущества при передаче товара, подтверждая, что продавец готов его принять.
2. В случае поступления претензий от покупателя, продавец сможет доказать, что при передаче товара все условия сделки были соблюдены.
3. Фиксируется цена, по которой были переданы ценности.

Похожие записи:

• До скольки можно шуметь дома в 2024 году
• В ПФР рассказали, как начать получать пенсию супруга
• Компенсация оплаты за детский сад в 2023 году Новосибирск