Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки при расчете аванса в 1С: ЗУП ред. 3.1». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В трудовом законодательстве такого понятия, как аванс по заработной плате, не существует. Статья 136 ТК РФ гласит, что работодатель обязан выплачивать зарплату как минимум каждые полмесяца. Причем сделать это нужно не позднее 15 календарных дней с окончания того периода, за который эта зарплата начислена. Авансом называют первую часть заработной платы, то есть ту сумму, которую работник получает за первую половину месяца.
Каковы правила начисления аванса? Проблема в том, что какого-то четкого регламента не существует. Еще недавно действовало постановление № 556, выпущенное в середине прошлого века Советом Министров СССР. Оно устанавливало такое условие: аванс не может быть ниже оплаты за фактически отработанное время. Но в начале октября 2017 года это постановление было отменено, что не прибавило ясности с начислением аванса. Теперь каждый работодатель решает эти вопросы для себя самостоятельно. Рассмотрим, какие существуют мнения.
Административная ответственность за задержку аванса
За задержку или частичную выплату аванса ст. 5.27 КоАП РФ регулирует ответственность в форме предупреждения или штрафных санкций:
| Наложение | Нарушение | ||
| Первичное | Последующие | ||
| 1. | Должностные лица | 10000 – 20000 | 20000 – 30000 или дисквалификация |
| 2. | ИП | 1000 – 5000 | 10000 – 30000 |
| 3. | Юридические лица | 30000 – 50000 | 50000 – 100000 |
Следите за сроками уплаты НДФЛ с аванса и зарплаты
Налог удерживайте при выплате и аванса, и зарплаты и уплачивайте платежкой на единый налоговый платеж в обычные сроки. Перед уплатой подайте в ИФНС уведомление о сумме НДФЛ.
Для вашего удобства обобщим все сроки уплаты НДФЛ в 2023 году:
- с зарплаты за декабрь 2022 г., выплаченной в декабре, больничных и отпускных за декабрь – 09.01.2023
- с аванса за декабрь, если зарплата за вторую половину месяца выплачена в январе, – 30.01.2023
- с выплат с 1 по 22 января 2023 г. – 30.01.2023
- с выплат с 23 января по 22 февраля – 28.02.2023
- с выплат с 23 февраля по 22 марта – 28.03.2023
- с выплат с 23 марта по 22 апреля – 28.04.2023
- с выплат с 23 апреля по 22 мая – 29.05.2023
- с выплат с 23 мая по 22 июня – 28.06.2023
- с выплат с 23 июня по 22 июля – 28.07.2023
- с выплат с 23 июля по 22 августа – 28.08.2023
- с выплат с 23 августа по 22 сентября – 28.09.2023
- с выплат с 23 сентября по 22 октября – 30.10.2023
- с выплат с 23 октября по 22 ноября – 28.11.2023
- с выплат с 23 ноября по 22 декабря – 28.12.2023
- с выплат с 23 по 31 декабря – 29.12.2023
Командировочные расходы в 2021 году
Всем известно, что из заработной платы удерживается НДФЛ. Кроме того, у отдельных лиц могут быть иные удержания, например, по алиментам. Нужно ли удерживать их из суммы аванса?
Формально производить указанные удержания из аванса нельзя. Ведь они зависят от размера заработной платы, а он еще неизвестен. Другими словами, база для подсчета этих удержаний еще не сформирована.
Получается, что аванс нужно выдать на руки полностью. Но во второй половине месяца может случиться всякое. Например, сотрудник может уволиться или уйти в неоплачиваемый отпуск. В этом случае заработной платы за оставшуюся часть месяца может не быть вовсе либо она будет настолько мала, что не перекроет размер причитающихся удержаний. Сложится ситуация, при которой у работника возникнет задолженность перед работодателем, а у работодателя — перед бюджетом.
Однако этого можно избежать на вполне законных основаниях. Для этого из аванса делаются резервные удержания на сумму причитающихся отчислений в виде налога, алиментов и так далее. Поясним на примере.
Согласно внутренним документам ООО «Ромашка», аванс должен соответствовать фактически отработанному времени за первую половину месяца. В текущем месяце всего 21 рабочий день, а в период с 1 по 15 число их было 10.
Нужно ли включать в аванс компенсацию за отпуск или средний заработок за время командировки, состоявшихся в первой половине месяца? На этот счет существует два мнения.
Первое заключается в том, что делать это необходимо. Аргумент — если указанные суммы не включить в аванс, то сотрудник получит меньше, чем ему полагается.
Но есть и противоположное мнение. Аванс является заработной платой за первую половину месяца, однако ни отпускные, ни средний заработок за командировку не является составной частью зарплаты. Поэтому их не следует учитывать при расчете аванса.
Проиллюстрируем на примере с упомянутым ООО «Ромашка». Другой сотрудник организации с заработной платой 20000 рублей из первой половины месяца отработал 6 дней, а еще четыре находился в командировке. Исходя из суммы среднего дневного заработка, за период командировки ему было начислено 3500 рублей. Рассчитаем размер аванса:
- Оплата за фактически отработанное сотрудником время составит: 20000 / 21 * 6 = 5714,29 рубля.
- Резервное удержание НДФЛ с этой суммы: 5714,29 / 100 * 13 = 742,88 рубля.
- Начисление за командировку в сумму аванса не включается, поскольку не является заработной платой.
- Аванс работника составит: 5714,29 — 742,88 = 4971,41 рубль.
Может ли аванс быть больше зарплаты
Алтайский край:
- Барнаул
- Бийск
- Яровое
- Горно-Алтайск
Амурская область:
Архангельская область:
Астраханская область:
Белгородская область:
Владимирская область:
Волгоградская область:
Вологодская область:
- Вологда
- Великий Устюг
- Череповец
Воронежская область:
- Воронеж
- Борисоглебск
- Лиски
- Россошь
Забайкальский край:
Ивановская область:
Кабардино-Балкарская Республика:
Калининградская область:
Калужская область:
Камчатский край:
- Елизово
- Петропавловск-Камчатский
Карачаево-черкесская республика:
Кемеровская область:
- Кемерово
- Междуреченск
- Новокузнецк
Костромская область:
Краснодарский край:
- Краснодар
- Анапа
- Апшеронск
- Армавир
- Белореченск
- Геленджик
- Гулькевичи
- Ейск
- Кропоткин
- Крымск
- Лабинск
- Новокубанск
- Новороссийск
- Сочи
- Тимашёвск
- Тихорецк
- пос. Лазаревское
- пгт Новомихайловский
Красноярский край:
Курганская область:
Ленинградская область:
- Санкт-Петербург
- Кингисепп
- Гатчина
Магаданская область:
Московская область:
- Москва
- Балашиха
- Домодедово
- Дубна
- Зеленоград
- Электросталь
- Клин
- Коломна
- Королёв
- Люберцы
- Мытищи
- Ногинск
- Орехово-Зуево
- Подольск
- Пушкино
- Раменское
- Серпухов
- Химки
- Чехов
- Щёлково
Мурманская область:
Нижегородская область:
Новгородская область:
Новосибирская область:
- Новосибирск
- Бердск
- р/п Краснозерское
Оренбургская область:
- Оренбург
- Бугуруслан
- Орск
- Новотроицк
- Ясный
Пензенская область:
Пермский край:
Приморский край:
- Владивосток
- Арсеньев
- Артём
- Большой Камень
- Лесозаводск
- Находка
- Партизанск
- Спасск-Дальний
- Уссурийск
- пгт. Кавалерово
- с. Камень-Рыболов
Псковская область:
Республика Адыгея:
Республика Башкортостан:
- Уфа
- Белорецк
- Белебей
- Бирск
- Дюртюли
- Ишимбай
- Кумертау
- Мелеуз
- Нефтекамск
- Октябрьский
- Салават
- Сибай
- Стерлитамак
- Туймазы
- Янаул
- с. Бакалы
- с. Буздяк
- с. Месягутово
- с. Новобалтачево
- с. Старосубхангулово
Республика Бурятия:
Республика Дагестан:
Республика Крым:
- Джанкой
- Евпатория
- Севастополь
- Симферополь
- Ялта
- Феодосия
- Саки
- пгт. Черноморское
Республика Марий Эл:
Республика Мордовия:
Республика Ингушетия:
Республика Казахстан:
Республика Калмыкия:
Республика Карелия:
Коми:
- Сыктывкар
- Воркута
- с. Усть-Кулом
Республика Саха (Якутия):
Республика Северная Осетия-Алания:
- Владикавказ
- пос. Заводской
Республика Татарстан:
- Казань
- Азнакаево
- Набережные челны
- Лениногорск
Республика Удмуртия:
Республика Хакасия:
Республика Чувашия:
Ростовская область:
- Ростов-на-Дону
- Азов
- Аксай
- Батайск
- Белая Калитва
- Волгодонск
- Зерноград
- Каменск-Шахтинский
- Миллерово
- Новочеркасск
- Новошахтинск
- Сальск
- Таганрог
- Шахты
- х. Новоспасовка
- ст-ца Егорлыкская
- п. Целина
- п. Тарасовский
Рязанская область:
Самарская область:
Саратовская область:
- Саратов
- Балаково
- Балашов
- Энгельс
- Маркс
- Вольск
- р.п. Духовницкое
Сахалинская область:
Свердловская область:
- Екатеринбург
- Красноуфимск
Смоленская область:
Ставропольский край:
- Ставрополь
- Георгиевск
- Лермонтов
- Пятигорск
Тамбовская область:
Тверская область:
Тульская область:
Тюменская область:
Ульяновская область:
Хабаровский край:
- Хабаровск
- Комсомольск-на-Амуре
- с. Троицкое
Ханты-Мансийский АО:
- Ханты-Мансийск
- Нижневартовск
- Сургут
Челябинская область:
- Челябинск
- Златоуст
- Магнитогорск
Плюсы и минусы удержания с аванса
Последствия нововведений могут не понравиться сотрудникам бухгалтерии – объем работы увеличится, так как расчет НДФЛ будет выполняться минимум дважды в месяц с аванса и зарплаты. Владельцам бизнеса такой подход выгоден – если у работника в конкретном периоде предполагается только авансовое перечисление средств, можно с него удержать единый налог за весь месяц.
Отпадает необходимость в применении коэффициента 0,87 при расчете аванса. Коэффициент позволял работодателю снизить риски, связанные с неожиданным увольнением сотрудника, имеющего задолженность по НДФЛ – в распоряжении оставалась сумма, которую можно пустить на выплату налога. Ранее Министерства труда и финансов негативно относились к любым удержаниям из авансовых начислений. Теперь они являются законными.
Региональные и муниципальные особенности
Порядок и условия командирования гражданских служащих субъектов РФ устанавливаются нормативными правовыми актами субъекта РФ. Порядку N 813 идентичен, например, Порядок командирования государственных гражданских служащих Алтайского края, утвержденный постановлением краевой администрации от 11.01.2007 N 11.
Однако некоторые регионы устанавливают порядок, отличный от федерального. Так, постановлением губернатора Пензенской области от 19.03.2010 N 20 утверждено Положение о порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих, которое устанавливает размеры дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных):
- 200 руб. — при командировании в пределах Пензенской области;
- 500 руб. — при командировании за ее пределы;
- 700 руб. — при командировании в Москву и Санкт-Петербург.
Размеры суточных, отличные от 100 руб., установлены и в других регионах (муниципалитетах). Размеры — это, как правило, единственное отличие региональных (муниципальных) НПА от Порядка N 813. Поэтому в нашей статье, как и в Письме N 02-06-05/68733, мы рассмотрим только федеральную государственную службу, подразумевая, что сделанные выводы можно применять в отношении государственных служащих в регионах и муниципальных служащих.
Новое в расчёте командировочных в 2018 году
Однако есть и противоположная точка зрения, причем именно ее придерживаются в Минтруда. А заключается она в следующем: Трудовой кодекс требует выплачивать дважды в месяц заработную плату, а она зависит от количества отработанного времени либо объема произведенной продукции, выполненных работ. А поскольку эта зависимость есть, то она должна быть учтена при расчете заработной платы за первую половину месяца.
Командировка тоже является работой. К тому же от командировки редко можно отказаться. Но при выполнении своей работы сотрудники не должны нести свои личные денежные потери. Поэтому для того, чтобы сотрудники не ощутили потери материальных средств, на законодательном уровне предусмотрена выплата командировочных.
Из-за частых командировок начисленная сумма по среднему заработку работника оказывается ниже заработной платы за дни командировки.
Нарушает ли закон отсутствие в уставе ООО указания на срок полномочий единоличного исполнительного органа (генерального директора)? Достаточно ли в этом случае указания на срок полномочий в решении общего собрания об избрании генерального директора или в приказе о вступлении его в должность?
При этом расчет среднего заработка производите исходя из фактически начисленной заработной платы за полностью отработанные рабочие дни в этих месяцах.
До недавнего времени существовало ограничение, согласно которому величина аванса не могла быть ниже тарифной ставки за отработанное время.
Что если зафиксировать сумму аванса в процентах от заработной платы работника? При этом неважно, сколько времени он по факту отработал в первой половине месяца. Такой метод существует и имеет своих сторонников. Еще в 2009 году Минздравсоцразвития подтверждало правомерность такого подхода (письмо от 25.02.09 № 22-2-709). К плюсам можно отнести его простоту, ведь в этом случае точный расчет заработной платы с учетом отработанного времени, доплат и удержаний нужно будет сделать только один раз в месяц. Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.
Порядок оплаты сверхурочной работы
Расчет зарплаты в командировке по сверхурочной работе не нормируется ТК. Поэтому данный вопрос является спорным и обязательно оговаривается заранее с внесением пункта в акт о командировках и соглашение с сотрудником, чтобы избежать конфликтных ситуаций.
Если работодатель и работник согласны, оплата сверхурочных осуществляется в полуторном размере за первые 2 часа, в двойном размере – за последующие часы. Компенсация может также осуществляться в виде дополнительных выходных дней вместо финансового вознаграждения.
Есть также другая позиция, которая делает выполнение сверхурочной работы невозможной, так как считается фактическое количество дней в командировке, а не часов. Иными словами, человек выполняет задание от руководителя, а не свою обычную работу на месте. Поэтому важно обсудить все это заранее и прийти к общему соглашению.
Как рассчитывают аванс?
Ранее работодатель мог самостоятельно устанавливать размер аванса. Нередко сотрудникам платили всего 20–30% оклада или небольшую символическую сумму. Но такой подход признали неприемлемым, ведь авансовых денег людям хватало только на базовые нужды. Поэтому в 2017 году представители Минтруда предложили организациям два приемлемых вариант расчёта аванса:
- Согласно размеру оклада и количеству фактически отработанных дней. В сумму выплаты также рекомендовали включить надбавки, которые не зависят от результативности работы сотрудника за месяц.
- Фиксированный процент от зарплаты, например 40–50%. Итоговый размер выплаты должен быть не меньше суммы за фактическое количество отработанных дней на дату начисления средств.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.
Аванс по отработанному времени
Этот способ чаще всего использовали до 2023 года на предприятиях, где начисление зарплаты осуществлялось за фактически выполненную работу. Он подразумевает, что начисления каждый месяц оказываются разными, в зависимости от количества рабочих дней в первой и второй половине месяца.
Например, работнику установлен оклад в размере 50 000 руб. Количество рабочих дней в мае 2023 г. — 20, но в 1-ой половине их всего 7. При авансировании по отработанному времени размер аванса составит 15 225 руб. с учетом удержанного НДФЛ (50000 / 20 * 7 * 0,87 = 15225).
В зарплатной политике предприятие также может пойти по пути, наработанному до 2023 г. — производить начисление аванса за увеличенный период, например, не за 15, а за 17 или 19 дней. Закон допускает подобный способ. Но впервые применяя подобный метод, стоит понимать, что зарплата «под расчет» за месяц окажется меньше, что может вызвать некоторое недовольство работников.
Снижение фактически получаемой на руки суммы из-за удержания НДФЛ может вызвать недовольство среди сотрудников предприятий. На отделе кадров или иных ответственных лицах лежит ответственность за доведение до сведения работников изменений в налоговой сфере.
Особенности начислений в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3 редакции
Поскольку аванс в программе называется «Начисление за первую половину месяца», работать нужно с этим документом. Он предназначен для расчета сумм к выплате работникам за первую половину месяца, исходя из плановых расчетов и удержаний и расчета подоходного налога.
В 2023 в версиях программы 3.1.24.212 и 3.1.23.357 документ заполняется по всем сотрудникам независимо от того, какой способ был выбран ранее для расчета заработной платы за первую половину месяца. В документе необходимо указать месяц, за который проводится начисление. При этом не нужно производить расчет пособий, взносов, доначислений и т. д. Можно изменить дату для расчета 1-ой половины месяца. По умолчанию в программе установлено 15-е число месяца.
Так как с 2023 документ заполняется на всех сотрудников, чтобы не заводить отдельные документы на каждого из них или не вводить их в документ вручную, предусмотрена специальная кнопка «Заполнить». После ее нажатия в таблицу автоматически добавляются все сотрудники организации.
На вкладке «Начисления» документа отражаются плановые начисления на работников, для которых установлено свойство «Начисляется при расчете первой половины месяца». Расчет осуществляется согласно учету фактически отработанного времени. Если нужно проверить расчет и ознакомиться с показателями, необходимо нажать кнопку «Показать подробности расчета».
Удержание подоходного налога (включая возможность применения вычета) на планируемую дату выплаты производится на вкладке НДФЛ. При проведении ведомости на выплату в другой день, дата выплаты и НДФЛ изменится автоматически на дату, указанную в ведомости. При этом в ведомости также будут отображаться суммы расчетных документов, выплата которых проводится вместе с заработной платой за первую половину месяца.
Проанализировать начисления поможет отчет по заработной плате. Доступен анализ по сотрудникам, расчетная ведомость Т-51 и расчетный листок в подразделе «Первая половина месяца».
Оплата труда и командировка
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
- среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
- фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
- если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.