Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист для директора на служебной машине в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
Кроме этого, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак «Инвалид», водитель обязан предъявлять сотрудникам полиции документ, подтверждающий факт установления инвалидности. Как видно в отношении обязательности наличия путевого листа в составе документов, предъявляемых водителем организации сотрудникам органов полиции, в п. 2.1.1 ПДД указано, что такой документ должен быть у водителя лишь в установленных законодательством случаях.
Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Порядка). Как буквально следует из указанной нормы значение в данном случае имеет цель использования автомобиля. Из вопроса видно, что заместитель директора использует указанный автомобиль в служебных целях, соответственно, организация обязана оформить путевой лист на автомобиль независимо от того, управляет ли заместитель указанным автомобилем по доверенности, либо на ином основании (например, приказ о закреплении служебного автомобиля за указанным работником). Иными словами, доверенность в рассматриваемой ситуации не может отменить обязанность работодателя по оформлению путевого листа. Кроме того, в указанной норме предусмотрен максимальный срок, на который может быть оформлен путевой лист. В то же время, предусматривая максимальный срок, законодательство при этом не предусматривает норм административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. Единственным последствием несоблюдения требований к оформлению путевого листа, возможно, являются налоговые последствия в части признания правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли организации (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(1).
Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом (Комментарий к постановлению Минтранса РБ от № 25)
Для целей оформления путевых листов не имеет значения, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен к деятельности организации: приобретен в собственность, получен по договору лизинга, получен по договору аренды (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации), получен по договору безвозмездного пользования (в т.ч. заключенному с физическим лицом, работником или неработником организации).
Минтрансу поручены разработка и утверждение технических нормативных правовых актов, норм в области транспортной деятельности, форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, а также порядка их оформления. Данную задачу Минтранс выполнил, утвердив постановление от 29.03.2012 № 25 (далее – постановление № 25; вступило в силу 29 августа 2012 г.).
Образец путевого листа на директора
Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).
Кто заполняет бланк путевого листа
На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.
Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:
- ведет журнал учета (нумерации) п/л;
- оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
- расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
- прописывает задание для водителя;
- выдает заполненный документ работнику под роспись.
До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.
Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.
Кто проверяет путевой лист
Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:
- Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями. Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
- Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
- Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта. Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем. Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.
Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.
Нужны ли путевые листы на служебный автомобиль 2022
Поэтому начиная с 2010 года в хозяйственной деятельности можно использовать любое количество служебного легкового автотранспорта, не боясь того, что расходы по нему не уменьшают сумму налога на прибыль.В 2010 году экологический налог от сожженного топлива не уплачивается.
Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то надо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр. «Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть: водительское удостоверение; свидетельство о госрегистрации транспортного средства; полис ОСАГО; приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*. «По мнению трудовой инспекции, работники, использующие в работе корпоративные автомобили, должны не только проходить все предусмотренные законом медосмотры, но и быть оформлены как водители в порядке совмещения профессий. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем? Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).* Пример Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей. Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику. Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена. Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа. Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем? Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает). Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем. За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от № 302-КГ14-529). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться. Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей. Они руководствуются требованиями: • Федерального закона от № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав); • Правил дорожного движения РФ (далее — ПДД); • приказа Минтранса России от № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152). Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. Дополнительно к теме О путевых листах Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения. Также организацию может наказать и трудовая инспекция (ст. Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. В нормативных актах требования к оформлению путевых листов предъявляются не только к автотранспортным предприятиям, но и к любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт. При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.Но так как у большинства судов иное мнение, предписание ГИТ можно будет с легкостью оспорить. В каких случаях работник признается штатным водителем 2.Нужно ли работнику проходить медосмотры, если автомобиль предоставлен в качестве бонуса 3.
Если руководитель ездит по служебным делам один, то путевой лист директору на личном авто , равно как и на служебном, не нужен. Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет факта пассажиро- и грузоперевозок действующее законодательство не содержит.
Правомерность данного вывода подтверждают судьи (см., например, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 № А03-4759/2015, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016).
Таким образом, опираясь на законодательство и выводы судов, на вопрос: нужен ли путевой лист директору на служебную машину , можно ответить однозначно. Этот документ не нужен. Однако нужно понимать, что отсутствие путевого листа может повлечь за собой претензии налоговой инспекции, которая усомнится в экономической целесообразности и документальном подтверждении расходов на эксплуатацию автомобиля. Поэтому безопаснее эти документы оформлять.
Зачастую бухгалтеры ищут образец путевого листа директору на месяц . Однако нужно учитывать, что с 1 марта 2019 года период действия путевого листа не может быть больше одного рейса или одного рабочего дня. Составлять путевые листы на месяц нельзя.
Подробнее об этом см. « Срок действия путевого листа ».
Особенности путевого листа на месяц — образец 2018
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2017 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ
Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.
Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.
В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.
Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ
Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.
При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.
Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.
Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.
Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.
Списание бензина при командировках
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководства на необходимый период с целью выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Разъездная работа не признается командировками. Так, командировками не являются поездки водителей, которые выполняют грузовые перевозки.
При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.
Подтверждением приобретения бензина во время командировки директора на личном автомобиле является ПЛ. На основании его данных определяется стоимость и количество бензина, которое было израсходовано во время служебной поездки. После своего возвращения работнику следует представить документы о покупке топлива вместе с отчетом аванса. Это кассовые чеки и отчеты АЗС о заправленном бензине. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, в налоговом учете расходы топлива признаются в день, когда утверждается отчет.